Hur ger man konstruktiv feedback om anställdas utvärderingar

Medarbetarutvärderingar bör inte vara en övning i kritik och missnöje. Istället ge konstruktiv kritik genom att berätta för arbetstagaren vad han gör bra och inte så bra, och han kan förbättra sig. Om du levererar konstruktiv kritik med en känsla av goodwill, bör din medarbetare känna sig uppmuntrad och bemyndigad att göra förändringar snarare än att känna sig förskräckta och avskräckta.

1.

Tala med arbetstagaren i en privat miljö, till exempel ett konferensrum där det inte finns ett skrivbord som skiljer dig och din anställd. Ge aldrig konstruktiv feedback framför andra. Det är oprofessionellt och det kan få arbetstagaren att känna sig obekväma.

2.

Tala medarbetaren om syftet med mötet innan utvärderingen lämnas. Berätta för honom vad du hoppas kunna åstadkomma, till exempel, "Vi möter idag för att diskutera din prestation de senaste tre månaderna. Jag skulle vilja prata om några av dina resultat och ge förslag på hur du kan förbättra din prestanda i en eller två områden. " Detta ställer in tonen för mötet och öppnar dialogen mellan dig.

3.

Förklara din utvärdering punkt för punkt. Var specifik när du ger feedback. Annars kommer det inte att kvalificeras som konstruktivt. Undvik till exempel generalisationer som, "Dina försäljningsrapporter behöver lite arbete." I stället berätta arbetstagaren specifikt vilka områden som behöver arbeta. Om till exempel om arbetstagaren inte ger tillräckligt med detaljer om sina försäljningsanrop, berätta för honom att han borde ge detaljerade anteckningar om hans ansträngningar att öppna nya konton och behålla dina nuvarande konton.

4.

Ge komplimang innan du levererar konstruktiv kritik för att minska påverkan. Om arbetstagaren är en kundservice agent, till exempel, berätta för henne att du har märkt att hon är personlig och engagerande när man möter kunderna personligen. Därefter berätta för sina områden att hon behöver förbättra sig, till exempel att vara mindre och avvisande när man talar med kunderna via telefon.

5.

Avsluta din konstruktiva feedback med en avslutande komplimang för att inspirera medarbetaren att förbättra. Till exempel kan du säga till arbetstagaren: "Kunderna tycker redan om dig, så gör en extra insats för att vara hjärtlig när du pratar med dem på telefonen för att stärka sitt engagemang för dig som kontakt."

6.

Lyssna på feedback från medarbetare och ta anteckningar för att inkludera i medarbetarens utvärderingsfil. Parafrasera vad hon säger för att du förstår. Till exempel kan arbetstagaren säga, "Ibland jobbar jag med någonting annat när en kund ringer mig och allt jag tänker på är att komma ur telefonen." Du kan svara, "Så, känner du dig distraherad när en kund ringer och avbryter vad du gör?" Därefter erbjuder du specifika förslag till förbättringar: "Försök att ta ett djupt andetag och sätta ett leende på ansiktet innan du svarar på telefonen. Det här hjälper dig att slappna av och fokusera på att hjälpa kunden."

7.

Ge medarbetaren en tidslinje för att förbättra hans prestation, om hans prestation är under förväntningarna. Berätta för arbetstagaren om konsekvenserna av att inte förbättra hans prestation, till exempel upphävande eller uppsägning. Följ företagets policy för varningar och disciplinåtgärder för att undvika eventuella rättstvister om du avbryter eller avslutar arbetstagaren.

8.

Dokumentation allt du diskuterade under utvärderingen: kommentarer, planer för förbättring, konsekvenser. Låt medarbetaren skriva in sina egna kommentarer på formuläret. Skriv och datum utvärderingen. Be arbetstagaren att läsa, underteckna och datuma det. Ge arbetstagaren en kopia. Placera en kopia i medarbetarens fil.

9.

Följ upp och ge informell feedback när du märker att arbetstagaren försöker uppfylla målen för hennes förbättringsplan. Din oro och uppmuntran visar ditt engagemang för arbetstagarens framgång.

tips

• Ge arbetstagaren en självbedömning för att slutföra före dig, så att han kan delta aktivt i utvärderingsprocessen. Han kan också röra på områden som du inte känner till eller har glömt.
• Utvärdera tonen i din röst när du talar med arbetstagaren. Se till att det låter jämnt och professionellt.
• Få ögonkontakt med arbetstagaren som du talar. Det här visar medarbetaren att du är uppriktig.
• Undvik att tillämpa konstruktiv kritik på mer än ett eller två områden. Annars kan du överväldiga arbetstagaren.

varningar

• Jämför inte en anställd till sina medarbetare eller prata om hennes personlighet eller attityd. Prata bara om hennes jobbprestanda.
• Diskutera inte faktorer som en anställdes ålder, religion, ras eller sexuell läggning eller medarbetaren kan anklaga dig för diskriminering.