Hur presenteras en företags finansiella information

Även om du ger fullständiga exakta siffror under en ekonomisk presentation kan du ge vilseledande information, brist på sammanhang och en rapport som gör att deltagare klipper sina huvuden. Att presentera ekonomisk information kräver att du anger dina siffror i olika sammanhang för att hjälpa deltagare att veta vad de ska med de uppgifter du tillhandahåller.

Ställ in dina mål

Innan du börjar organisera din presentation, granska orsaken till att du ger den. Du kan helt enkelt ge en bekräftelse till en styrelse att organisationen har en sund finanspolitik. Din marknadsavdelning kan begära informationen för att hjälpa till att planera prissättning eller distributionsstrategier. Om företaget kämpar kan ägaren leta efter sätt att sänka kostnaderna. Om företaget är till försäljning eller söker investeringskapital, påverkar det hur du vill presentera dina nummer. Att veta ditt presentationsmål syftar till att förbereda analyser av dina siffror, snarare än bara en lista över dem.

Organisera din presentation

Börja presentationen med en recension av varför du håller mötet. Berätta för deltagarna att du först kommer att presentera rånummer och visa sedan hur viss finansiell information påverkar de verksamhetsområden du undersöker idag. Om ditt företag upplever ökad vinst, kan du till exempel visa om det beror på ökade försäljningsvolymer som genererar större bruttoresultat eller kostnadskontrollåtgärder som minskar kostnaderna och skapar större vinstmarginaler. För att låta dina deltagare se dina siffror i olika sammanhang, förbereda en rad finansiella rapporter, inklusive en huvudbudget, kassaflödesanalys, resultaträkning och balansräkning.

Ge historia och prognoser

Förutom att ge dina nuvarande nummer, ge deltagarna en flerårig eller flera kvartalsfördelning av dina nummer för att visa hur din nuvarande situation jämförs med tidigare prestanda. Visa prognoser för var du tror att företaget är på väg. Du behöver inte visa orsaker till avvikelser vid denna tidpunkt under din rapport - spara det för din analys eller fråga och del av din presentation. Om företaget är en start utan historia, visa din start- och driftskostnad separat, ge sedan prognoser för att betala tillbaka startkostnaderna och när du projicerar en vinst från verksamheten.

Nuvarande analys

Om möjligt, sätt dina siffror i kontext med viss analys. Till exempel, om dina vinster stiger trots att försäljningen minskar kan det vara en dålig sak. Den ökade vinsten kan ha berodde på ett nyligen genomfört kostnadsbesparingsinitiativ som sänkte dina produktions- eller overheadkostnader, och den insatsen är nu klar. Om försäljningen fortsätter att minska från den här tiden framåt, baserat på det faktum att du inte har några extra kostnader att minska, kommer din bruttoresultat att minska, vilket kräver att bolaget ska fokusera på ökad försäljning.