Så här använder du Outlook Business Contract Manager

Som företagsägare är det viktigt att hålla reda på dina kontakter, och ibland ger inte ett enkelt e-postprogram all kontaktinformation du behöver. Om du använder Outlook 2007 har du tillgång till en speciell tillägg som är utformad för att låta företagare göra det mesta av varje kontakt. Denna produkt heter Business Contact Manager och med hjälp av den kan du spåra dina kunder, dina kunder och dina framtidsutsikter.

Logga in på din dator och installera Business Contact Manager (BCM) för Outlook 2007. När produkten är installerad kan du fortsätta att behålla din personliga kontaktinformation i Outlook, men BCM tillåter att spåra din kontaktinformation, vilket gör det lättare att Håll dina personliga och företagets e-postpersoner separata.

Gå till menyn Business Contacts Manager och klicka på "Account." Gå till standardmenyn och klicka på "Ny". Att lägga till en kontakt till BCM gör det lättare att hitta en viss kund för att följa upp leveranser och nya affärsmöjligheter.

Skriv informationen för kontakten direkt i kontot formulär. Klicka på fliken Konto på Office 2007-bandet och klicka på "Åtgärder" -gruppen. Välj "Spara och stäng" för att skapa den nya posten. Office 2007-bandet har ersatt menyraden som användes i tidigare versioner av Microsoft Office. Bandets utseende är annorlunda än i menyraden, men funktionaliteten är ungefär densamma. Fortsätt lägga till alla dina affärskontakter genom att skriva in deras uppgifter till ett nytt kontoformulär.

Klicka på ett email för att automatiskt lägga till en företagskontakt från Outlook. Gå till verktygsfältet Business Contact Manager och klicka på "Automatisk länk via e-post". E-postadressen för automatisk länk ger ett snabbt och enkelt sätt att skapa en ny kontakt utifrån befintlig information som lagras i Outlook.

Välj den e-postadress du vill konvertera till en företagskontakt och klicka på "OK". Detta sparar e-postadressen som en ny affärskontakt inom Business Contact Manager. E-postadressen och namnet på kontakten läggs automatiskt till; Du kan redigera posten om du vill lägga till ytterligare information.

Klicka på verktygsfältet Business Contact Manager och välj "Business Project" för att skapa en ny projektrekord. Gå till standardmenyn och klicka på "Ny". Projektposten är utformad för att hjälpa företagare att samarbeta om projekt och affärsaffärer med andra parter.

Skriv projektinformationen direkt i formuläret, klicka sedan på Office 2007-bandet och välj fliken Business Contact Manager. Klicka på "Åtgärder" och välj "Spara och stäng".

Skapa ett konto genom att klicka på menyn Business Contacts Manager och välja "Account." Klicka på "Standard" och sedan "Ny". Skriv din information i kontot formulär och klicka på "Konto" -gruppen på Office 2007-bandet. Klicka på "Åtgärder" och välj "Spara och stäng". Skapa konton i BCM ger realt värde till din insida säljare när de följer upp affärsmöjligheter och aktuella konton.

Starta en ny chans genom att klicka på menyn Business Contact Manager och välja "Opportunity." Klicka på "Standard" menyn och välj "Ny;" ange informationen i möjlighetsrekordet. Klicka på Office 2007-bandet, välj "Opportunity", klicka på "Actions" och välj "Save and Close." Möjlighetsrekordet är utformat för att hjälpa dig att dra nytta av nya chanser att sälja företagets produkter och tjänster.

10.

Importera data från en Outlook-distributionslista genom att klicka på "Fil" -menyn och välja "Importera och exportera." Klicka på "Business Contact Manager for Outlook" och sedan "Importera en fil." Klicka på "Nästa" och ändra filtypen till "Outlook-kontaktlista." Klicka på "Nästa" och använd "Guiden för företagsdataimport och export" för att importera data från Outlook till BCM.