Så här använder du Outlook Express för ett litet företag

Outlook Express är ett internetbaserat e-postprogram som designades av Microsoft för att uppfylla de grundläggande webbmailbaserade behoven hos hemmabrukare och att komplettera webbläsaren i Internet Explorer. Den är avsedd att användas av en enskild användare på en enda maskin och stöder inte nätverk. Outlook Express-meddelanden kan inte lagras på en mailserver, vilket begränsar användningen för småföretag. Det kan vara användbart för ditt företag om din budget är väldigt liten, dina e-postbehov är grundläggande, till exempel att bara skicka och ta emot meddelanden, och om du inte har ett nätverk eller omedelbara planer att expandera.

1.

Installera Outlook Express på en angiven maskin om den inte kom förinstallerad med ditt operativsystem. Det stöder inte nätverks- eller postservermeddelandelagring, så din valda maskin måste vara pålitlig, ha tillräckligt med ledigt hårddiskutrymme tillgängligt för att lagra alla dina meddelanden och helst kopplas till en backup eller nödströmsförsörjning och överspänningsskydd.

2.

Skapa en ny profil för din e-postserver. Du måste inkludera IP-adressen för dina skicka och ta emot postservrar och ditt användarnamn och lösenord för att komma åt dessa servrar, vilket vanligtvis är detsamma som det som användes för att få tillgång till din ISPs tjänster. Du kan få alla dessa autentiseringsuppgifter från din Internetleverantör, och du kommer inte att kunna skicka eller ta emot mail om dessa är felaktiga. Testa den nya profilen för att säkerställa att den är korrekt konfigurerad.

3.

Konfigurera Outlook Express för att inkludera en företagsrelaterad signaturrad för dina e-postmeddelanden. Detta bör innehålla ditt företagsnamn och telefonnummer samt eventuella relevanta marknadsföringsuppgifter, som din företags webbadress. Du kan göra det från menyn Verktyg.

4.

Skriv ett nytt e-postmeddelande och gör nödvändiga ändringar på signaturlinjen. Fäst en stor fil till det här meddelandet. Skicka en kopia av det här e-postmeddelandet till en av dina personliga eller företagsadresser som ett testmeddelande och skicka sedan ett svar från testkontot till ditt företagskonto. Kontrollera att varje meddelande skickas och tas emot inom några sekunder och kontrollera din signaturrad och alla företagsmallar du använder för formatering och typfel för att se till att e-postmeddelandena överför din företagsbild. Ditt e-postprogram är en viktig del av ditt lilla företag, så det måste kunna hantera dina typiska bifogade filstorlekar och skicka och ta emot mail med en acceptabel hastighet.

5.

Konfigurera ditt autosvarmeddelande om du vill att varje person som mailar dig ska få ett automatiskt svar. Detta kan innehålla en ungefärlig tid där de borde förvänta sig ett svar och alternativa sätt att komma i kontakt med ditt kontor samt ett marknadsföringsmeddelande. Du kan göra det från menyn Verktyg.

Saker som behövs

• Autentiseringsuppgifter för dina mailservrar