Hur man använder Outlook för att bli bättre organiserad

Eftersom dagens arbetsmiljö blir alltmer komplex och snabbare, kan organisationen ofta vara utmanande. Outlook är en del av Microsoft Office-produktivitetsprogramvaran och finns i många arbetsmiljöer, från utbildning till företagsvärlden. Dess funktioner gör att du kan effektivisera din elektroniska kommunikation och kontakter. Med Outlook kan du också hantera dina dagliga aktiviteter och delegera uppgifter.

E-post

Med Outlook Regelguiden kan du ställa in tidsbesparande, automatiserade e-postfunktioner. Baserat på de regler du skapar kan du automatiskt radera vissa e-postmeddelanden och vidarebefordra andra. Du kan organisera ditt e-postmeddelande genom att skapa regler som flyttar dem till olika mappar. Outlook hjälper dig också att hantera skräppost genom att låta dig skapa regler som skickar inkommande skräppost direkt i mappen "Skräppost". För mail skickar du ut regelbundet, du kan också skapa och spara mallar.

Kalender

I Outlook-kalenderfunktionen kan du hantera dina möten och andra viktiga möten. Du kan hålla koll på dina möten i kalendern, och du kan skicka upprepade påminnelser till dig själv, från minuter till dagar i förväg. Om du planerar ett möte, skicka inbjudningar till andra. Dessa personer kan acceptera eller avvisa din inbjudan. De kan också föreslå ett nytt mötesdatum. Detta gör att du kan hålla reda på antalet personer som deltar.

Kontakter och Shortcouts

Hantera dina professionella och personliga kontakter med funktionen Kontakter. I Outlook kan du registrera adresser, telefonnummer, e-postadresser och annan kontaktinformation. Du kan lägga till den här informationen i Word och andra dokument. Funktionen Kontakter kan du skapa distributionslistor så att du regelbundet kan maila grupper av personer utan att behöva lägga till varje person i e-postmeddelandet. För snabb åtkomst till ofta använd information kan du skapa genvägar till dokument på datorn eller nätverket och skapa genvägar till ofta använda webbplatser. Dessa genvägar kan lagras och nås i Outlooks genvägar.

Uppgifter och anteckningar

Skapa och hantera att göra-listor med Outlook-funktionerna. Du kan ställa in engångs- och återkommande uppgifter. Outlook låter dig schemalägga förfallodagar och påminnelser. Om en uppgift är försenad blir den automatiskt röd. Den försvinner från din arbetslista när du markerar den som färdig. Du kan också delegera uppgifter till andra. I "Notes" -vyn kan du skriva och hantera påminnelser till dig själv. Genom att klicka på "Ny" skapas en ny anteckning. Högerklicka på det låter dig färgkoda det för bättre organisation.