Hur man använder teknik för att förbättra ditt företag

Småföretag kan dra stor nytta av den goda tillämpningen av teknik, men processen att ställa in mål, förvärva hårdvara och mjukvara och implementera den som en del av ditt arbetsflöde kan vara ett minfält. Fokusera på de materiella fördelarna med tekniken i stället för muttrar och bultar, och skimp inte på botten när det kan ge reella fördelar.

1.

Brainstorm en lista över företagsprocessförbättringar som du kanske kan realisera från en teknisk implementering. Din lista bör innehålla tre kategorier: förbättringar som du vet är möjliga, och vilka är kärnkraven för din kostnad En önskelista över saker du vill ha, men som kan vara framtida utvecklingsinsatser. och en lista över saker som skulle förändra hur du gör affärer, men som kanske inte är möjliga. Dessa tre mål ger dig ett nuvarande genomförandemål och ett framtida utvecklingsmål - och det kan vara att dina omvandlingsmål skulle kunna vara mycket lättare att nå än du förväntar dig.

2.

Bestäm om du har för avsikt att utveckla denna teknik med hjälp av internt resurser eller genom externa konsultföretag. Nästan alla större arbetsflödestekniker kräver omfattande anpassning, genomförandeprocedurer och utbildning. Småföretag kan ibland tjäna billigt med hjälp av personal som är tekniskt skickliga - men misstag som görs i början av processen kan öka kostnaderna senare när man vänder sig till professionellt externt stöd.

3.

Undvik att ange specifika tekniker om du inte har teknisk expertis för att utvärdera dem korrekt. Syftet med chefsprocessen är i detta skede att definiera mål och budgetbegränsningar. icke-tekniska chefer som är för tidiga till sig med specifik teknik, kan sakna betydande kostnadsbesparingar och välja en teknik som inte passar bäst för arbetet.

4.

Omcirkulera din ansökningsomgång bland utomstående konsulter och implementatorer, eller skapa en intern process för att göra detsamma bland dina anställda om du håller jobbet internt. Stora tekniska implementeringar kommer inte att lyckas om de läggs till den anställdas befintliga arbetsbelastning. Rätt tekniska genomföranden kan vara mer än ett heltidsjobb i och för sig själva. Personal som flyttas till teknikimplementation borde få sina befintliga uppgifter flyttat till andra personalresurser.

5.

Förhandla en tidsram, budget och implementeringsriktmärken med dina externa eller interna personalresurser. Om du arbetar med en extern konsult bör ditt kontrakt innehålla skydd mot att springa över budget och över schema. Likaså kommer konsulten att skydda sitt eget företag genom att ange särskilda villkor för det arbete som ska fullföljas och ta ut dig extra om du ändrar dem under kontraktets gång.

6.

Utveckla en tidsplan för genomförandet, inklusive följande steg: testutplacering för att granska arbetet. träning, om det behövs en övergångsfas från det nuvarande arbetsflödet till den nya tekniken; och produktionsutbyggnad av den färdiga tekniken. Denna sista fas följs vanligtvis av en iterativ process, där förbättringar av tekniken samlas in från den personal som har direkt erfarenhet av att arbeta med det. När budget och tid tillåter det, använd en ny cykel av uppgraderingar till din teknik för att säkerställa att du får ut det mesta ut av det.

Tips

• Det vanligaste misstaget som görs av småföretag är att skimpa på budgeten för tekniska förbättringar. Om ditt företag har 20 anställda, och varje sparar 30 minuter i veckan från genomförandet, är det en sänkt personalkostnad på 500 timmar per år. Beroende på genomsnittlig timlön för din personal är det anmärkningsvärt kortsynt att begränsa budgeten för sådan teknik till $ 1000 eller mindre.