Hur man skriver en administrativ assistent bruksanvisning

En administrativ assistent håller dina chefer och andra anställda på rätt spår genom att hålla kontoret fyllt med varor, planera möten och möten och svara på telefonen efter behov. De administrativa assistenterna som arbetar för ditt företag är bara lika bra som bruksanvisningen du skriver för dem. Den här handboken beskriver dina företags förväntningar och förklarar klimatet och kulturen. Använd den för att förklara hur man utför specifika uppgifter och utarbeta uppföranderegler.

Gör en omslagssida för bruksanvisningen. Ge handboken en enkel titel, till exempel "Administrativ assistenthandbok och handbok." Ange namnet på ditt företag och dess adress på försättsbladet.

Skapa en innehållsförteckning på den andra sidan. Lista alla ämnen som du kommer att inkludera i handboken, som "Svara på telefonen och ta emot meddelanden", "Diktering och transkription" och "Beställning av kontorsmaterial." De ämnen du listar beror på de administrativa assistenternas ansvar. Utöver instruktioner om utförande av uppgifter, inkludera innehåll som "Frånvaro, " "Avbrott", "Förmåner och löner" och annan relevant information som en assistent behöver som anställd.

Skapa en rubrik för varje ämne.

Ange stegen för varje uppgift med hjälp av en punktlista eller numrerad lista, så assistenterna tydligt kan se uppgiften i uppgiften. Antag ingen tidigare kunskap om uppgiften; till exempel instruera assistenten att öppna ordbehandlingsprogrammet för att skriva ett dokument.

Använd klart språk för att beskriva hur du utför varje uppgift. Skriv till exempel "Svara på telefonen genom att säga" Hej! Tack för att du ringde [Företagsnamn]. Det här är [ditt namn], hur kan jag hjälpa dig? "" För att instruera assistenterna om hur du svarar telefonen. Ange den information som de behöver samla från samtalet när du tar ett meddelande eller innan du överför samtalet till en annan person. Till exempel ska assistenten ta ner den som ringer namn, var han ringer från och syftet med samtalet.

Spara och skriv ut bruksanvisningen. Punch hål på vänster sida av papper, sätt sedan in dem i bindemedlet.

Föremål du behöver

• Dator- och ordbehandlingsprogram

• Skrivare

• Papper

• Hålslag

• 2-tums 3-ringsbindemedel

Tips

• Håll en säkerhetskopia av bruksanvisningen som sparats på din dator så att du kan ompröva och skriva ut det igen efter behov.

2016 Löninformation för sekreterare och administrativa assistenter

Sekreterare och administrativa assistenter tjänat en median årslön på $ 38.730 år 2016, enligt US Bureau of Labor Statistics. I den låga delen tjänat sekreterare och administrativa assistenter en 25-procents lön på $ 30 500, vilket innebär att 75 procent tjänade mer än detta belopp. Den 75: e percentilen lön är $ 48.680, vilket betyder 25 procent tjäna mer. I 2016 var 3 990 400 personer anställda i USA som sekreterare och administrativa assistenter.