Hur man skriver en företagsaktivitetsöversikt

Händelser rör sig ganska snabbt i den dagliga verksamheten i ditt företag. Ett sätt att hålla dina laginsatser inriktad i en gemensam riktning är genom att använda verksamhetsrapporter. Dessa rapporter informerar dig om hur viktiga indikatorer fungerar för ditt företag och hjälper dig att fatta välgrundade beslut.

Nyckelfakta

Om du skriver om allt som händer i din genomsnittliga dag kommer din aktivitetssammanträde - och din produktivitet - att vara stillastående. Tänk på vilken information som är viktig för andra i ditt företag. Att anställa en ny landscaper för kontoret är förmodligen inte avgörande för din säljare, men det kommer att vara anmärkningsvärt för alla att rapportera en stor order från en ny kund. Om du är i tillverkning kan produktivitetseffektivitet vara värdefull information som ingår i din aktivitetsöversikt.

Håll din publik i åtanke

Att skriva en aktivitetsöversikt för aktieägare kommer att omfatta olika punkter än en sammanfattning för fälttekniker. Om din sammanfattning är avsedd för en blandad publik, överväg ett format med avsnitt för att adressera varje avdelning. Förutom innehåll bör språk vara lämpligt för läsaren. En verksamhetsöversikt för ett högteknologiskt företag kan till exempel innehålla mer datorjargong än en sammanfattning avsedd för både kontor och fabrik i ett tillverkningsföretag.

Tänk som en reporter

En verksamhetsöversikt rapporterar fakta om företagets verksamhet. Återstående mål kan vara svårt när du är nedsänkt i åtgärden, så försök att hålla din rapport baserad på de fem W-vem, vem, vad, var, när och varför. Medan "hur" ofta ingår i slutet av den listan kan det vara onödigt information i en aktivitetsöversikt. Tänk på din sammanfattning som ett historiskt dokument, dagarna i livet för ditt lilla företag, kan hålla skrivandet centrerat.

Leverera din information effektivt

Använd korta meningar och stycken. Att läsa en rapport tar tid borta från en arbetstagares övriga uppgifter, så din insats för att hålla din verksamhetsresumé fokuserad stöder din personal. På samma sätt är skapandet av rapporten tidskrävande. Använd textbehandlingsmallar när du skapar vanliga aktivitetssammanfattningar som läser som företagsrapporter. Tänk på formulär om du sammanfattar samma data regelbundet. Som exempel kan du fylla i rutor med titeln "Weekly Sales Revenue" och "Average Units per Hour", vilket tar mindre tid än att skriva en mening eller två för varje rapport.