Hur man skriver för att kommunicera med anställda

Eftersom e-postens popularitet har ökat har skrivna kommunikationsförmågor minskat. Medan du kanske levererar en kort, informell kommunikation till en anställd, gäller vissa regler fortfarande. Oavsett vad du måste säga, om du inte skriver det tydligt och professionellt kan ditt meddelande gå vilse i översättning. Att lära sig att skriva för att kommunicera med anställda är en viktig färdighet för alla småföretagare att behärska.

1.

Adress anställda korrekt. Se till att du stavar sitt namn ordentligt och undvik användningen av "kära" eller det alltför formella Fröken, Fru eller Mannen. Vanligtvis använder bara deras förnamn tillräckliga med de flesta arbetskommunikation. Även om det inte är nödvändigt, är det också bra att ha en mycket kort intro som önskar arbetstagaren en bra dag eller gör någon personlig kommentar som fortfarande är professionell. Detta hjälper medarbetarna att känna sig mer uppskattade.

2.

Inkludera huvudpunkten för ditt email i första stycket. Den genomsnittliga medarbetaren bombarderas med flera uppgifter per dag och detta kan leda till skumring av skriftlig kommunikation. Du måste hämta din punkt i första stycket i e-postmeddelandet och sedan använda den återstående kroppen för att ytterligare stärka det du måste säga.

3.

Låt viktig information stå ut. Om ett projekt beror på ett visst datum, se till att ange det datumet och placera det i ett område av e-postmeddelandet där det kommer att stå ut. Till exempel, istället för att begrava förfallodagen i en paragraf, ge datumet en egen rad i e-postmeddelandet. Detta kommer att bidra till att uppmärksamma denna information. Medan du kan använda fetstil eller teckenfärg kan detta leda till en oprofessionell utseende.

4.

Bibehålla en balans mellan vänliga och professionella. Medan medarbetare tycker att de är viktiga för ett företag och uppskattas, är det alltför informellt eller personligt i ett mail att erodera din position som "chefen".

5.

Påminn arbetstagaren vad du behöver dem att göra i avslutande stycket. Återigen skummer många människor genom skriftlig kommunikation. De uppmärksammar vem som är från, början och slutet. Upprepa alla nödvändiga punkter i sista stycket.

6.

Använd en lämplig slutrapport. Om du inte inkluderar "Tack, (ditt namn) eller ett liknande stängningsbevis, kan din e-post tolkas som alltför brusk. Kom ihåg att medarbetarna vill uppskatta det och det här är den perfekta platsen att inkludera en liten anteckning för att låta dem vet att du uppskattar deras ansträngningar.