Hur man skriver ett klagomål till en anställd angående hans beteende

I småföretag som har en progressiv disciplinpolitik för sina anställda används vanligtvis ett skriftligt brev efter det att en muntlig diskussion om oönskade beteenden har ägt rum. I det här fallet var beteendet kommenterat och avskräckt, men har fortsatt och det är nödvändigt att eskalera till nästa nivå. En anställd disciplinbrev bör starkt formuleras för att uppmuntra arbetstagaren att undvika nästa nivå av progression, vilket kan vara upphävande eller uppsägning beroende på ditt företags policy.

1.

Se föregående verbal utbyte med arbetstagaren. Början av ditt brev borde dokumentera tidigare möten och diskussioner med den här medarbetaren om hans beteende. Detta tjänar till att påminna arbetstagaren om att de redan har blivit varnade och detta är faktiskt deras andra varning på sättet.

2.

Citera händelsen som ägde rum. Av inspelningsskäl måste du citera den exakta händelsen som leder fram till och med arbetstagarens beteende. Avstå från att använda inflammatoriskt språk i det här avsnittet. Ange bara fakta om vad som hände.

3.

Påminn arbetstagaren om ditt företags policy. Nästa avsnitt i ditt brev ska beskriva hur ditt företag hanterar beteendemässiga problem och informera dem om att nästa gång detta beteende uppstår kommer strikta åtgärder att vidtas. Detta tjänar till att lägga arbetstagaren i formell underrättelse.

4.

Stäng brevet med en uppmaning att förbättra. Du vill att din medarbetare ska veta att du har sitt bästa och att du inte vill förlora honom. Men om han fortsätter med sitt beteende, har du inget annat val. Uppmuntra honom att söka vredehanteringsutbildning, till exempel om det är tillämpligt, eller erbjuda träningsresurser som kan hjälpa honom att hantera sitt beteende på ett lämpligare sätt.

5.

Skicka tre kopior av brevet. En kopia ska gå till arbetstagaren, en kopia ska gå till HR-chefen och den sista kopian ska skrivas ut och sparas i medarbetarens personaldokument. Detta kommer att hjälpa dig om beteendet fortsätter, avslutas arbetstagaren och försöker att lämna in en felaktig uppsägningsdräkt. Du kommer att ha ditt pappersspår för att bevisa ditt fall.