Hur man skriver konfidentiella rapporter till anställda

Varning

• Förtroendehänsyn, oavsett om det krävs enligt lag eller som en organisation i din organisation, har professionell och juridisk ansvar. Underlåtenhet att behålla sekretess kan leda till rättegångar, skada din karriär och påverka din organisation.

Intern kommunikation är ett kännetecken för alla organisationer, vare sig de är stora eller småföretag, en kyrka eller ideell grupp eller ett statligt kontor. Även om mycket kommunikation sker muntligt i ansikte mot ansikte möten, via telefon eller via videochatt spelar skriftlig kommunikation en viktig roll i någon organisation. Dokument ger möjlighet att kommunicera eftertänksamt, tydligt och tydligt. Dessutom tillhandahåller de en permanent rekord av de idéer och information som kommuniceras, uppdragsuppgift och ledning eller anställdas förväntningar. Skriftliga dokument kan vara avsedda för bred, öppen distribution. Men ibland kan du behöva skicka en konfidentiell rapport, vilket betyder ett "ögon bara" dokument som endast ska ses av en enda anställd eller en liten, vald grupp adressater. Din organisation kan kräva användning av en konfidentiell rapportmall, men även om det inte är det är viktigt att du följer protokoll när du skickar konfidentiella rapporter.

Känn Lingo

Organisationer har typiskt sin egen terminologi för konfidentiella rapporter. Den federala regeringen använder exempelvis termer som "Top Secret", "Confidential Business Information", "Trade Secret" eller "Internal and Deliberative" för att skilja olika typer av information som är avsedda för mycket begränsad distribution. Villkoren betyder olika saker och kräver olika nivåer av dokument säkerhet. De individer som skickar sådana dokument, liksom de som tar emot dem, måste vara medvetna om kraven i samband med varje konfidentialitetsnivå.

Stora företag tenderar också att göra liknande skillnader och kan ha sina egna regeringskrav på plats. Mindre företag brukar använda ett mindre formellt tillvägagångssätt, men förväntar sig fortfarande att konfidentialiteten ska vara väl underhållen. Om du skriver en rapport som är avsedd att vara konfidentiell, se till att du är bekant med organisationens terminologi.

Känn protokollet

Konfidentiella överföringar kan kräva särskild hantering. Kanske leverans av e-post är förbjuden, och konfidentiella dokument måste levereras för hand. En särskild mapp eller ett kuvert kan behövas, eller en fet "Eyes Only" -stämpel. Vissa organisationer tillåter endast att konfidentiella dokument skrivs eller kopieras på valda maskiner speciellt avsedda för ändamålet. Personer som rensas för sådan kommunikation kan vara de enda som tillåts att skapa konfidentiella dokument, kanske efter specialiserad utbildning och certifiering. På samma sätt kan mottagare av konfidentiell information också krävas att ha sådan certifiering från organisationen.

Det är uppgift för den person som skapar det konfidentiella dokumentet att vara medveten om interna krav och följa dem i brevet. Mottagaren eller mottagarna av dokumentet förväntas också vara bekant med företagsprotokollet, så att alla parter i slingan kommer att kunna behålla konfidentialiteten i enlighet därmed.

Förstå ditt syfte

Du bör endast göra din kommunikation konfidentiell när ett sådant steg uttryckligen krävs eller anses nödvändigt för att skydda ovanligt känslig information. Till exempel kan en chef förväntas skicka en anställd en skriftlig resultatrapport varje år och använda ett årligt konfidentiellt rapportformat för att skapa och överföra rapporten. I detta fall är behovet av konfidentialitet självklart.

Å andra sidan innehåller kanske en ad hoc-e-post till en anställd känslig och strategisk information som inte bör distribueras i stor utsträckning. I det här fallet kan avsändaren av e-postmeddelandet kräva sekretess för att skydda innehållet i e-postmeddelandet. I varje händelse är erkännande av behovet av sekretess det första steget i lämplig kommunikation.