Så här skriver du utlåningsprocedurer och policyhandböcker

Dokumentation av utlåningspolicyer och förfaranden bidrar till att effektivisera verksamheten, minska avfallet och öka kundnöjdheten genom standardisering av arbetsuppgifter. Format beror på verksamhetens art och anställdas krav. Även om strukturen och djupet av dokumentationen skiljer sig, finns det vanliga sätt att skapa skriftliga riktlinjer för utlåningspersonal att följa.

Policyhandböcker

Policyhandböcker skrivs på hög nivå och sammanfattar ledningens inställning till kritiska delar av verksamheten. Handböcker kan beröra riskhantering, lånedokumentation, personalresurser och ett antal andra viktiga ämnen. Sektioner om etiska värden är vanliga, och metoder för rapportering av felaktigheter beskrivs vanligtvis i detalj. Kritiska juridiska krav och överensstämmelseinsatser i samband med federala eller statliga föreskrifter passar bra in i utlåningspolitiska manualer. Handböcker måste skrivas på ett språk som är lätt för alla anställda att förstå.

Standardrutiner

En metod för att dokumentera utlåningsprocesser är att skapa standard operativa förfaranden. Dessa dokument förklarar varför personalen utför specifika uppgifter och vad det övergripande målet för processen är. Ingångar, utgångar och kunder är typiska komponenter i SOP. Relevanta intressenter bör citeras i SOP: s organisation tillsammans med hänvisningar till stöddokumentation. En välskriven SOP har befogenhet att informera medarbetare, standardisera lånebehandling och förbättra organisationens övergripande effektivitet.

Avdelning Standard Operating Procedures

Skapa utlåningsprocedurer på institutionens nivå hjälper vissa grupper inom en organisation att standardisera processer som är specifika för deras arbetsfunktion. Till exempel utför redovisningspersonal uppgifter som att registrera journalposter och förena lånekonton som andra grupper inte gör. Att skapa avdelningsstandardprocedurer för dessa typer av uppgifter ökar intern kontroll och hjälper hanteringen att förbereda finansiella rapporter. DSOPs skisserar processer på en hög nivå och beskriver varför uppgifter utförs.

Standard Bruksanvisning

Att ha utlåningsförfaranden som beskriver hur specifika uppgifter utförs är fördelaktiga för anställda i frontlinjen. Standardinstruktionerna används för detta ändamål och skrivs på ett sätt som ger stegvis vägledning. Om uppgifterna är manuella eller förberedda enligt specifika kriterier kan det vara svårt att utbilda ny personal. Men SOI: er gör träningsarbetet enklare och ger anställda en snabb referens att använda medan man hänger med nya uppgifter. Om det finns brister i lånebehandling eller kontohantering är det bra att titta på SOIs för att utvärdera var felet inträffade.