Hur man skriver ett mötesmeddelande

Att skriva ett mötesmeddelande tar mer än att skriva tid, plats och vad som omfattas. Dina medarbetare kan vara upptagna, inte skyldiga att delta eller ha några andra orsaker till att de inte kommer till mötet, så du vill se till att ditt meddelande maximerar närvaro. Om du täcker alla grunderna kommer du att få fler kroppar på stolar om du behöver en bra utdelning.

1.

Börja med anledningen till mötet. Du kan bjuda in arbetstagare som vanligtvis inte är inblandade i mötesämnet, och de kan felaktigt tro att mötet inte har någon fördel för dem om du inte börjar med anledningen till mötet. Till exempel kan programmerare inte slutföra läsa ett mötesmeddelande om ett finansmöte. Om mötet kommer att fokusera på nya hårdvaruköp, som kräver programmeringsinmatning, får du informationen i början av ditt meddelande.

2.

Inkludera de fem Ws. Gör det lätt för deltagare att samla logistiska uppgifter från ditt meddelande genom att bryta ut det med punktlista vem, när, var, varför och vilka sektioner. Om du använder det här som din enda formatering sätter du tid, datum och plats senast, efter att du har övertygat om att människor kommer.

3.

Ge negativa resultat av nonattendance. Öka vikten av ditt meddelande genom att inkludera nackdelarna med nonattendance och mötet inte uppnår sina mål. Om till exempel, om det inte finns tillräckligt med datorprogrammerare i mötet, kan detta leda till att köparen av nya hårdvaror eller ickeprogrammerare avgör vilken hårdvara företaget ska köpa.

4.

Berätta vem som begär mötet. Arbetare vill inte missa ett möte, deras direkta överordnade eller ett företag bigwig ringer. Om personen som ringer till mötet är viktig, inkludera den i meddelandet.

5.

Be om en RSVP. Du kan få låg närvaro om du planerar ditt möte på en dålig tid för potentiella deltagare. Du kan också få låg närvaro eftersom arbetstagare misstolkar ditt meddelande. Om du frågar efter RSVP kan du avgöra om du felaktigt kommunicerade ditt meddelande eller planerat ditt möte på en dålig tid. Ange din kontaktinformation, inklusive ditt telefonnummer och din e-postadress.

6.

Inkludera ett anrop till handling. Många använder teknik för att schemalägga möten eller ha något annat sätt att notera viktiga datum, till exempel en vägg- eller skrivbordskalender. Inkludera en begäran till dina inbjudna att de noterar mötet nu så att de inte glömmer det. Detta kan göra det mer troligt att personer som har fattat beslutet att delta, baserat på ditt meddelande, omedelbart planerar händelsen.