Hur man skriver ett memo från HR

Personalavdelningar skickar regelbundet kommunikation till anställda på en rad olika ämnen - från att dokumentera anställdas uppsägningar för att utöka en inbjudan till företagets picknick. Den mest effektiva HR-kommunikation är välkonstruerad, håller publiken i åtanke och distribueras på rätt sätt. Det innehåller också språk som inte lämnar det upp till läsaren att tolka betydelsen, vilket betyder att ett HR-memo måste vara tydligt och entydigt.

1.

Utforma syftet och beskrivningen av ditt meddelande. Anteckningar från mänskliga resurser kan vara informativa, såsom policy eller processuella uppdateringar, eller de kan skrivas bekräftelse på anställningsåtgärder, såsom dokumentation för disciplinärbedömning eller uppsägning. När du utarbetar konturen bestämmer du läsarens position eller titel, bakgrund och kvalifikationer.

2.

Förbered listan över anställda till vilka ditt memo kommer att distribueras. Be din IT-avdelning att ge dig en e-postlista för alla anställda eller för vissa grupper av anställda. Om du skriver ett informationsmeddelande till anställda, kolla kopiera sina handledare och chefer. Ledarskap måste alltid vara medveten om den information som lämnas till de anställda som rapporterar till dem.

3.

Samla in data som behövs för att underbygga ditt ämne. Om du till exempel skriver om en policyändring får du kopior av aktuella handböcker och standardoperationer. Hämta även reviderade policyutlåtanden som har spridits efter att handboken publicerades. Om politiken har att göra med processer, till exempel teknik, få steg för steg instruktioner för användning av den nya tekniken.

4.

Ange de anställda som du skriver memo till. Bestäm vem dina läsare är och justera språket i enlighet med detta. Om du till exempel skriver till IT-specialister om processuella frågor kommer de att förstå teknikspråket. Men om du skriver ett memo om IT-processer och din publik består av mer än IT-personal, förbereda det så att det är förståeligt för en bred publik.

5.

Placera kopior av noteringar riktade till enskilda anställda i deras personalfiler. Vissa konfidentiella noteringar kan behöva presenteras vid ett möte före ansikte, och om notatet handlar om uppsägning, ska arbetstagarens handledare eller chef vara närvarande vid mötet när noteringen lämnas till arbetstagaren.

6.

Ange om HR-noter är konfidentiella. HR-korrespondens kan innehålla känslig information om löner och villkor för anställningsfrågor som förmåner, disciplin, HR-statistik och HR-strategiska planer. Kopior av konfidentiella HR-noteringar bör lagras i filer med begränsad åtkomst.