Hur man skriver ett memo som skulle öka moralen när det gäller säkerhet

Att skriva ett anteckning om säkerhetsrisker kommer inte att vara den glattaste handlingen på någon chefsdag, delvis för att den kan hantera ett problem som medför oro bland anställda. En kommunikation om säkerhet kan dock också fungera som en moralhöjande åtgärd. Genom att tydligt visa kunskap om problemet kan du lugna alla som du hanterar det effektivt.

Specificera din publik

Ett memo börjar med en förklaring av vem den gäller. Även om publiken på "Till:" -linjen kan vara uppenbar i författarens sinne, kanske mottagaren inte vet om han riktas som individ, om uppsägningen endast gäller hans grupp eller om det är ett företagsövergripande missiv. Medan vissa säkerhetsmemonor sätter ett brett nät, bör andra vara snävt inriktade på tillämpliga grupper för att undvika onödig oro bland anställda som inte påverkas. Följ adressen med en "Från" -rad som identifierar dig själv som författare till memo och sammanfatta med några ord memoens fokus i "Subject" -raden.

Var tydlig

Noteringar är utformade för att vara korta, så dansa inte om ämnet du skriver om. Kommunicera dina bekymmer tydligt och koncist. Låt alla veta vad problemet är och varför det är ett område som behöver uppmärksamhet. Oavsett om det riskerar arbetstagare eller kundhälsa eller har ett större juridiskt ansvar, som kommunicerar problemets allvar, undviker den moral-krossande osäkerheten som kan åtfölja ett notat som inte förmedlar expertis.

Erbjuda lösningar

Berätta för anställda hur du tänker lösa problemet. Det här är kanske det mest kritiska området för att upprätthålla anställdas moral, eftersom det låter dem veta varför de borde vara övertygade om din förmåga att ta itu med säkerhetsproblemet. Var så transparent som möjligt om steg som planeras eller pågår för att mildra riskerna för arbetstagare och kunder och om vem som är ansvarig för att genomföra planen. Att låta arbetstagare veta att du förstår problemet och tar hand om det ger försäkran att de kommer att förbli säkra på jobbet.

Involvera arbetare

Dina anställdas moral kan uppmuntras om de vet vad som förväntas av dem. Om säkerhetsproblemet gäller obehörig åtkomst till arbetsplatsen, till exempel, förklara de åtgärder de bör vidta vid intrång. Om målet är att upprätthålla en säker delad arbetsyta, be dem att se till att farliga objekt sätts bort vid både början och slutet av deras skift. Att låta dem veta vad de kan göra för att hjälpa dem ger en positiv roll att spela.

Ge kontaktinformation

I notatet ska det anges vilka vem som har ansvaret för att övervaka säkerhetsfrågan och var anställda kan gå med sina frågor. En kontaktpunkt placerar någon med ansvarig befogenhet och ger dem plats att gå om några osäkerheter kvarstår. Detta håller rykten kvar från att bli svarcentrumet. Att veta vem man ska prata med när säkerhetsproblem uppstår tillåter potentiellt splittrade situationer att hanteras snabbt och håller dem från att dränera moralen.