Hur man skriver en "No-Thanks" -mail till en sökande

Det är spännande att anställa en ny lagmedlem och roligt att ge personen goda nyheter. Tyvärr är det svårt när situationen är omvänd och du måste ge en person nyheterna om att du inte kommer att anställa henne. Nyckeln till ett "no-thanks" brev till en sökande är ett ärligt förhållningssätt som berömmer kandidaten om vad hon gjorde bra och ger henne bra idéer för hur man kan förbättra sin inställning till nästa jobbintervju.

1.

Adressera sökanden med sitt fulla namn, till exempel "Kära John Jones", snarare än en generisk "Hälsningar" eller "Hej". Uttryck din uppskattning för hans tid och intresse för företaget.

2.

Förklara ditt beslut att anställa en annan kandidat till jobbet. Var ärlig i din email om varför du inte valt sökanden. Låt honom till exempel veta om du bestämde dig för att välja en annan person som hade mer erfarenhet eller en starkare utbildningsbakgrund.

3.

Beröm specifikt att sökanden gjorde det bra i sin intervju. Om hon var extremt vältalad, skulle du till exempel komplimentera henne på det. Håll brevet så positivt som du kan överväga situationen.

4.

Föreslå ett område där kandidaten kan förbättra sig. Han kan behöva träna svar på typiska intervjufrågor på ett tydligt sätt, eller kanske hans CV skulle behöva revideras för att göra det mer koncist och anpassat till det öppna läget.

5.

Berätta för henne att du kommer att behålla hennes CV på fil om du planerar att göra det. Ta bort denna del av e-postmeddelandet om du inte har för avsikt att överväga henne för en framtida öppning.

6.

Avsluta ditt brev med ett annat uttryck för uppskattning och "bästa önskningar" för framtida insatser. "Signera" ditt mail med ditt namn och din position i företaget.

tips

• Håll en professionell ton genom hela e-posten. Bli inte "chatty" med onödiga eller personliga kommentarer.
• Svara snabbt så att sökanden kan fortsätta med sin arbetssökande. Börja med dina "tack utan" bokstäver så snart du fattar ditt anställningsbeslut.

varningar

• Hämta din epost snabbt. Du vill inte att en sökande måste vada genom en massa platituder innan hon upptäcker att positionen inte kommer till henne.
• Uppmuntra inte sökanden att "ringa med några frågor", eftersom du kan bli engagerad i obekväma telefonsamtal under vilka du är tvungen att förklara ditt anställningsbeslut närmare.