Så här skriver du policy och arbetsuppgifter

Att skriva en policy- och proceduruppgift är inte högst upp på allas hinklista eftersom det är tråkigt att skapa stegvisa anvisningar. För att lyckas i detta försök måste du vara villig att delta i uppgiftsanalys och följa en enkel modell för att skriva arbetsuppgifter. Skissen kan inte inkludera varje steg för en uppgift, men den bör innehålla de viktigaste stegen. Ditt mål är att göra omrisset enkelt för användarna att följa, vilket innebär att du måste definiera din målgrupp innan du skriver konturen.

överväganden

Skiljer mellan betydelsen av "policy" och "procedur". En policy är en mening, en paragraf eller en grupp av stycken som definierar en regel eller förklarar en organisations officiella position om ett problem som berör flera arbetstagare. En bra policy förklarar också varför det är viktigt för medlemmarna i organisationen. Förfarandet förklarar hur organisationsregeln eller positionen är implementerad. En policy kan inte ha några relaterade förfaranden, men många förfaranden kan omfattas av samma policy. För att användarna ska kunna förstå formuläret för politiska uppdrag definierar du obekanta termer och gör hänvisningar till relaterade förfaranden.

Format och substans

Skapa ett fristående format för din arbetsbeskrivning eller följ en mall eller uppsättning riktlinjer som publiceras av din organisation. När du har ett format är du redo att analysera uppgiften. Gör uppgiften själv eller observera någon annan som gör uppgiften, eventuellt flera gånger. Analysera uppgiften. Identifiera de viktigaste stegen i processen och överväga om användarna måste fatta beslut eftersom de följer stegsekvensen i uppgiftsschemat. När en gåva omslår en låda kan en användare bestämma sig tidigt om pappersändarna kommer att vara inkopplade på sidorna av lådan eller längs lådans övre eller nedre kant.

Språk

Valet av ord i en uppgiftsbeskrivning är avgörande. Identifiera vem som ska läsa uppställningsplanen och graden av utbildning och erfarenhet de har. Om de inte har någon erfarenhet måste konturen vara detaljerad. Använd enkla språk - starka handlingar och anslutande ord. Ta bort onödiga ord. Om man till exempel säger att en användare att "sätta in kartongens presentförpackning genom att anpassa båda ändarna av omslagspapper längs den vertikala symmetrilinjen längs boxens bottenkant" är ordet och förvirrande. Bättre frasering är "Placera presentpapperet med forsidan nedåt på en plan yta. Placera presentförpackningen i mitten av presentpapperet med bottenkanten uppåt. Vik presentpapper på båda sidor om lådan så att båda kanterna ligger i linje mitten." Undvik adjektiv som inte förbättrar menings och tekniska termer som "vertikal symmetrinsyta." Om du till exempel skriver "presentpapper" eller "inslagspapper" istället för "presentpapper", bör användarna förstå din mening.

Stil

Bulleted och numrerade listor är lätta att följa. Prova dessa andra tips för att göra uppgiften mer användbar. Först behåll varje objekt i listan så kort som möjligt, till exempel en eller två meningar lång. För det andra, visualisera genomförandet av förfarandet. Syfte för konsekvens, så att flera användare kan följa konturen och utföra uppgiften på samma sätt. Slutligen, läs läsarna om uppgiften och leta efter oklart språk och onödiga ord. Fråga granskare att prova stegen i konturen och se om de kan följa dem enkelt från början till slut. När du har åtgärdat några problem som granskarna har identifierat är uppgiftsschemat redo för policy- och procedurhandboken och personalutbildningen.