Hur man skriver standard operativa procedurer (SOP) för dokumentkontroll

Organisationer och företag av alla slag använder dokument för att förmedla meddelanden både internt och externt. För en organisation att vara effektiv måste den utveckla mekanismer för att styra och organisera dessa dokument. Den internationella organisationen för standardisering eller ISO offentliggör faktiskt riktlinjer som icke-statliga organisationer kan använda för att uppfylla kvalitetsstandarder. Klausul 4.2.3 i ISO 9001-standarderna förklarar dessa riktlinjer.

1.

Beskriv dokumentgodkännandeprocessen före utgåvan. Förklara vem som är ansvarig för att få ett dokument godkänt och vem måste underteckna dokumentet för att det ska anses vara godkänt. Exempelvis kräver vissa organisationer en signatur från kvalitetschefen, medan andra kan kräva godkännandesignaturer från flera personer i ledande befattningar, till exempel vice president eller president.

2.

Definiera standard operativa procedurer för dokumentuppdateringar och recensioner efter det ursprungliga godkännandet. Ange om dokument måste granskas och uppdateras regelbundet (t.ex. halvårsvis) eller vid behov för att hantera förändringar eller brister i dokumenten. Förklara mekanismer för inspelning av dokumentöversynen och efterföljande omprövning av dokument. Många organisationer kräver samma signaturer för omprövning som de gör för det ursprungliga godkännandet av dokument.

3.

Skriv de steg som behövs för att korrekt identifiera och spela in dokumentändringar. Du kan till exempel kräva att en revisionshistorik sparas med varje dokument som listar de ändringar som gjorts vid varje revision. Förklara systemet som används för att identifiera den aktuella revisionen av dokument, t.ex. ett system med bokstäver och siffror (t.ex. Rev. 23).

4.

Skapa och förklara systemet för lagring och organisering av aktuella dokumenters revisioner. Du kan till exempel använda organisationens nätverksserver för att lagra dokumentfiler elektroniskt eller ange lagring av fysiska pappersdokument. I varje fall förklara hur anställda eller auktoriserade representanter kan komma åt dokumenten och de privilegier som är tillåtna (t.ex. utskrift eller kopiering).

5.

Förklara hur officiella dokument kommer att hållas läsliga och identifierbara. Med elektroniska dokument, förklara exempelvis filnamnssystemet du använder. För pappersdokument, förklara hur dokument måste hanteras och hållas användbart (t.ex. laminering eller återupptagande dokument).

6.

Skapa en sektion i dina SOP: er som ägnas åt organisation och åtkomstkontroll av externa dokument. Gör en lista över de externa dokumenten du använder (t.ex. myndigheter eller kunddokument). Förklara förfaranden för att identifiera och organisera dessa dokument inom ditt företag och hur du ska hålla dig uppdaterad med nuvarande versioner (t.ex. hämta dokument från myndighetsbyråer online).

7.

Skriv en metod för att identifiera föråldrade dokument om de behålls och förhindrar oavsiktlig användning av dessa dokument. Exempelvis torkar eller slänger vissa företag bort omoderna dokument omedelbart efter att ha identifierat en aktuell version. Detta förhindrar gamla dokument att ligga och se till att de inte används av misstag.