Sätt att starta ett möte

Möten ses ibland som ett nödvändigt ont inom ett företag. Ett bra möte är informativt och engagerande, men ett dåligt möte drar oändligt utan uppenbart ljus i slutet av tunneln. För att driva ett framgångsrikt möte som tar tag i och håller uppmärksamheten, ställ in rätt ton från början.

Presentera spelarna

Det är alltid en bra idé att göra introduktioner i början av ett möte. Även om deltagarna kan känna varandra, förtjänar det mötesformålet att ange det affärsperspektiv som varje person tar med sig till bordet.

Om deltagare inte har träffats före mötet är introduktioner särskilt viktiga. Tillåt varje person att presentera sig och att göra ett kort uttalande om vilket intresse han representerar. Om gruppens uppgift är att brainstorma, slutföra ett projekt eller lösa ett problem, starta mötet med några isbrytare för att engagera gruppdynamiken innan man klarar uppgiften. Enkla hjärnteasers, namnspel eller aktiviteter som testar kritiska tänkande färdigheter kommer att stimulera konversation och stimulera hjärnan.

Ange dagordningen

Förutom vem som är i rummet vill mötesdeltagare veta vad som kommer att diskuteras, varför det är viktigt och hur länge det kommer att ta. En dagordning svarar på dessa frågor. En tryckt dagordning låter mötesdeltagarna följa mötet och göra anteckningar där det behövs. Dagordningen fungerar också som riktlinje för underlättaren, speciellt om ämnesfrågorna går i vilse. Att lägga in en beräknad tid framför varje dagordningspost hjälper till att hålla mötet flöde och sluta det i tid.

Låt dem äta tårta

Om ett möte förväntas vara länge, starta det med mat och lätta förfriskningar. Det är inte bara bra mötesetikett att närvara deltagarna, det hjälper till att hålla människor fokuserade på att diskutera i stället för att växa i magar. Tidiga morgonmöten ska alltid ha kaffe tillgängligt för koffeinkrävlarna. Välj uppfriskningsartiklar som är lätta och kommer att hålla hjärnan fokuserade som vatten, läsk och lättfingermat. Bjud in deltagare att anlända tidigt för att umgås över förfriskningar innan de går ner till allvarliga affärer.

tips

Se till att mötet startar vid den angivna tiden. Anställda måste justera scheman för att möta mötesmöte. Att fördröja starten på ett möte kan verka respektlöst för dem som anländer i tid. Du vill att mötet ska börja positivt, så den rätta tonen är inställd från början.

Granska alla öppna objekt från ett tidigare möte innan du börjar på den aktuella agendan. Uppföljning av uppgifter som tilldelats så att anställda kan rapportera om resultaten.

Fråga mötesdeltagare att tysta mobiltelefoner för att minimera störningar.