Vilka är de bästa sätten att göra en tidsbudget?

Småföretagare tjänar ofta många funktioner inom sina företag, inklusive fungerande verkställande direktör, marknadschef, säljare och produktionsarbetare. Chefer kan arbeta långa dagar och känner fortfarande som om de inte har tillräckligt med tid för att få allt gjort. Tidshantering är en viktig färdighet som gör det möjligt för småföretagare att prioritera och fokusera på vilken tid de har i de mest angelägna frågorna.

Grunderna för tidsbudgetering

"Time budgeting" beskriver aktiviteter som syftar till att bestämma vilka uppgifter som är viktigast och se till att ägna tillräckligt med tid åt dessa aktiviteter. I likhet med en finansiell budget som innebär en lista över intäkter och kostnader för att kontrollera finansiella utgifter, innebär en tidsbudget att det listas dagliga aktiviteter för att prioritera tidsutgifter.

Time Management Grid

Ett tidsförvaltningsnät är ett verktyg som chefer kan använda för att identifiera viktiga aktiviteter och budgettid i enlighet med detta. Ett tidsförvaltningsnät består av fyra listor som anges i en två-två-matrix: listor över aktiviteter som är brådskande och viktiga. aktiviteter som är viktiga men inte brådskande saker som inte är viktiga men som tjänar som distraheringar; och saker som varken brådskande eller viktiga. Problem som är både brådskande och viktiga bör behandlas omedelbart, medan aktiviteter som är viktiga men inte brådskande kan skrivas in i ett schema för att arbeta senare. Åtgärder bör vidtas för att begränsa distraktioner och arbetstider bör inte ägnas åt saker som varken är viktiga eller brådskande.

Daglig tidsbudget

Ett av de enklaste och mest effektiva sätten att hantera tiden är att skapa en daglig budget. I slutet av dagen avslöjar listan över aktiviteter där tid spenderas och vilka aktiviteter som försummade. Informationen kan användas för att utarbeta en daglig schemaläggare som bättre prioriterar tidsanvändningen. Till exempel om en daglig budget avslöjar att en chef spenderar 30 minuter om dagen med sociala nätverk och en timme om dagen skriver e-postmeddelanden kan han inse att han spenderar för mycket tid på saker som är av ringa värde och kan göra en samordnade ansträngningar för att minska dessa aktiviteter.

Veckotidsbudget

Att hålla koll på tidsanvändningen under en hel vecka kan ge viss insikt om att en daglig tidsbudget inte kan. Till exempel kan en chef vara väldigt produktiv tidigt i veckan men har vana att ägna sig för mycket tid till ofruktiva aktiviteter sent i veckan. Att skapa ett veckoschema kan hjälpa cheferna ägna en lämplig tid till viktiga aktiviteter varje dag.