Vilka dokument ger jag mina anställda för arbetslöshet?

Ibland måste ett företag avskeda arbetstagare eller ansöka om tillfälliga anställda när det inte längre finns något arbete för dem. Oavsett orsaken till separationer måste du lämna in dokument till dina arbetstagare för arbetslöshet. Dessa dokument är avgörande för att tidigare anställda kvalificerar sig för arbetslöshetsersättning och andra program som underlättar den ekonomiska bördan för arbetsförlust.

anställningsinformation

Nuvarande anställda bör ges information som är relevant för deras arbetslöshetsersättning, om de någonsin skulle förlora sina jobb. I vissa stater är detta ett rättsligt krav. Enligt arbetsordningen i USA kan arbetsgivare vara skyldiga att ge anställda information om att behålla pensionsplaner och sjukförsäkringsskydd efter en arbetsskillnad enligt lagen om arbetstagares pensionsinkomstförsäkring (ERISA), HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) Consolidated Omnibus Budget Avstämnings Act (COBRA). Denna information kan inkluderas i anställda handböcker eller distribueras som faktablad. I vissa fall måste meddelanden läggas ut på arbetsplatser.

Separationsmeddelande

När en persons anställning med ditt företag slutar måste du lämna ett meddelande om separation. I tillkännagivandet bör anges datum anställningen upphört och orsaken till avskiljningen. Stödberättigande för arbetslöshetsersättning är inte automatiskt. Statliga myndigheter som administrerar arbetslöshetsförmåner begär vanligtvis ett avskiljande meddelande. Att tillhandahålla en hjälper tidigare anställda att dokumentera stödberättigande för förmåner och kan minska hur mycket tid du måste spendera för att svara på förfrågningar från dessa statliga myndigheter.

Sysselsättningsrekord

Arbetsgivare måste hålla register över anställdas inkomster, förmåner och arbetstid. Varje stat fastställer tid och inkomstskrav för att bestämma rätten till arbetslöshetsersättning. I många fall är årliga totalsummor från lönestubbar och W-2s från tidigare år tillräcklig dokumentation för tidigare arbetstagare att etablera arbetslöshetsersättning. Däremot måste ditt företag vara beredd att lämna informationen till myndigheter på begäran.

Pensions- och hälsofördelar

Enligt bestämmelserna i ERISA har tidigare anställda som deltog i en avgiftsbestämd pensionsplan, såsom en 401 (k), rätt att hjälpa dem att behålla sina pensionsförmåner. Detaljer för specifika planer anges i en sammanfattande planbeskrivning. Om en avgångsarbetare inte har en kopia av detta dokument, ska du lämna en. Anställda som omfattas av HIPAA kan vara berättigade att byta till en annan vårdplan genom en särskild registrering. Om en separerad medarbetare fick hälsovårdens förmåner under arbetet för dig, behöver hon ett intyg om kreditförlust. Om du inte har dessa pensionsplaner och sjukförsäkringsdokument kan du hämta dem från respektive planadministratör.