Vad händer om en W-9 för en LLC inte fylls ut?

En W-9-blankett är ett informationsmeddelande som måste fyllas i av alla företag, inklusive en enskild, partnerskap, LLC eller C-Corporation som tar emot betalningar från en annan enhet för tillhandahållna tjänster. W-9 själv skickas inte till IRS. Denna blankett krävs för att avgöra om den enhet som gör betalningen behöver hålla in inkomstskatt från det belopp som betalats till mottagaren. W-9 är en begäran om mottagarens socialförsäkrings- eller skatteidentifikationsnummer, företagsadress och organisationstyp.

Federal Backup Withholding

Om en organisation misslyckas med att fylla i en W-9 formulär, är det föremål för säkerhetskopiering av alla betalningar som görs till det. Den nuvarande säkerhetskoden för federala inkomstskatter är 28 procent, till och med 31 december 2012. Till exempel, om en LLC inte fullbordar en W-9-blankett och betalas $ 10 000 för sina tjänster under året, betalning krävs för att hålla $ 2.800 från betalningen och skicka detta till IRS.

State Backup Retention

Samma regler för säkerhetskopiering gäller också för den statliga skattemyndigheten där tjänsterna betalas. Säkerhetsräntan för backup skatt varierar från stat till stat. Till exempel i Kalifornien är den lagstadgade säkerhetskopieringsräntan sju procent. Det innebär att om organisationen som inte tillhandahåller en W-9 mottar 100 000 USD för tjänster som gjorts i Kalifornien, skulle den som gör betalningen kräva att 7 000 dollar kvarstår i statliga skatter och skicka dessa till Franchise Tax Board. Du bör konsultera en skattesekreterare för att bestämma den säkerhetskrav som gäller för ditt eget tillstånd.

Betalarmeddelande av begäran om W-9

Vissa LLC-ägare och C-Corporation-ägare misslyckas med att slutföra en W-9 eftersom företag inte får 1099-tal för betalda betalningar. Detta utesluter dock inte att den enhet som gör betalningarna från att behöva ta backup av betalningen. IRS kommer ibland att utfärda ett formulär CP2100 till betalare som indikerar att de behöver göra säkerhetskopieringsavgifter på en enhet. Företagsägare som betalar för externa tjänster bör skicka en begäran om slutförande av formuläret W-9 innan de tillåter att tjänster utförs av en annan enhet.

Recordkeeping för W-9 Forms

Företag som betalar för tjänster där en W-9 är tillämplig måste behålla alla färdiga W-9 formulär på fil om en fråga om säkerhetskopiering uppstår. Om betalaren har en kopia av en undertecknad av W-9 på fil, är det tillräckligt med dokumentation för att undvika att behöva göra backup-innehåll. Underlåtenhet att korrekt kräva säkerhetskopiering kan resultera i påföljder för den enhet som borde ha gjort säkerhetskopieringen.