Det bästa sättet för HR att förklara en W-4

Det är upp till dina anställda att fylla i sina W-4 formulär korrekt och skicka dem till löneavdelningen i god tid. Formen kan emellertid vara förvirrande, så det är bäst om personalpersonal förklarar vikten av att fylla i formuläret korrekt till alla nya anställda.

Utbildningsmetod

Om flera anställda anställs runt samma tid kan du förklara formuläret för dem alla samtidigt. Om de anställs vid olika tidpunkter, förklara formuläret för var och en av dem separat. Personligen vidarebefordra informationen istället för att förlita sig endast på elektroniska handledning eller manuella handböcker. Detta gör det möjligt för anställda att ställa frågor och få svar på platsen.

ersättningar

Ge betydelsen av utsläppsrätter på W-4. Förklara att utsläppsrätter sänker sin skattepliktiga inkomst, och om de hävdar mer än de har rätt till, kan de upphöra på grund av att Internal Revenue Service kommer skatt tid. Gå igenom linjerna A till och med G i arbetsbladet Personliga tilläggsavgifter med varje anställd för att komma fram till den exakta summan av linjen H i arbetsbladet och slutligen för linje 5 i Medarbetarens avgiftsinnehavsintygsdel av W-4.

Arkiveringsstatus

Ange tillståndsansökningsstatusen med förbehåll. Singelstatus är den högsta skattefästet och giftstatus är den lägsta. Om en gift arbetstagare vill ha mer skatthållen, eftersom både han och hans make arbetar, kan han välja alternativet "Gift, men håller sig vid högre enstaka" -alternativ. Han bör kontrollera lämplig ansökningsstatus på rad 3 i intäktsbevisintyget.

Undantaget från innehav

Reläter villkoren för att anställda kan göra anspråk på undantag från innehav och hur man fyller i formuläret om de kvalificerar sig för det. Från och med 2013, om någon annan kan hävda att arbetstagaren är beroende av hans avkastning och om arbetstagarens inkomst överstiger $ 1000 och inkluderar oavlönad inkomst på över $ 350, kan hon inte göra anspråk på undantag på rad 7 i formuläret.

Andra sidan

Vissa anställda kan behöva slutföra endast sida 1 av W-4, andra kan behöva fylla i sidan 2 också. Förklara villkoren för att kräva avdrag och justeringar på sidan 2, vilket påverkar det belopp som anställda borde hävda på linjer H i arbetsbladet och linje 5 på första sidan. Om anställda har mer än ett jobb eller om de och deras makar arbetar, bör de slutföra arbetsbladet Two-Earners / Multiple Jobs, vilket resulterar i ett ytterligare belopp som ska gå på rad 6 på sidan 1.

W-4 Konsekvenser

Förklara påföljderna att fylla i formuläret felaktigt eller inte lämna in någon. I det förra fallet kan anspråk på för många ersättningar leda till att IRS granskar medarbetarens reservering för noggrannhet och eventuellt skickar ett inlåsningsbrev för att ändra beloppet till rätt belopp. I det senare fallet måste du hålla uppe vid högsta skattekonsolen av enstaka status med nollkvoter tills arbetstagaren vänder i formuläret. Dessutom kan IRS ta ut anställda som lägger falsk information om deras W-4s en $ 500 straff.

överväganden

Uppmuntra anställda att granska sina W-4s varje år och, om det är relevant, att skicka in en ny i tid för löneavgiften som de vill att förändringen ska ske. Hänvisa dem till IRS online-räknaren, som kan hjälpa dem att fylla i formuläret på rätt sätt, så att de inte betalar eller betalar för betalning av federal inkomstskatt.