Olika sätt att föra dokument i en arkivskåp

Snabb åtkomst till dina viktiga affärsdokument ökar produktiviteten och kan också hjälpa dig att överleva en skatteutredning. Två av de viktigaste övervägandena för att utforma ett arkivsystem för dokument är dina dagliga och långsiktiga informationsbehov. Däremot bör ditt arkiveringssystem inte vara så komplicerat att ingen om ditt kontor kan använda det ordentligt.

Alfabetiskt arkiveringssystem

Arkivera dina dokument i alfabetisk ordning är ett enkelt och tidsbestämt system. Namnet på varje filmapp motsvarar namnet på varje dokument. Många företag använder hängande filmappar med flikar eller robusta förtryckta arkmatare för att separera mapparna under varje alfabetisk rubrik. En nackdel med ett alfabetiskt system är att det ofta är nödvändigt att ha ett index för att hålla reda på ett stort antal dokument.

Kategori Filsystem

Använd dina affärsavdelningar och fungerar som grunden för ett kategorins arkivsystem. Överväg att börja med fyra eller fem huvudfunktioner, såsom personal, ekonomi, administration, marknadsföring och kunddata. Med ett kategoriskt system kan du inkludera underämnen som nuvarande personal och inaktiv personal. Du kan dela upp din ekonomikategori i kostnader och intäkter, eller fordringar och betalningar.

Datumbaserat arkiveringssystem

Om du skickar in dina dokument efter datum kan du hitta information som skapats vid en viss tidpunkt. Årliga filavsnitt utgör grunden för ett datumbaserat arkiveringssystem, och varje månad av året är ett underavsnitt av detta system. Med den här metoden håller företagen vanligtvis de senaste filerna på framsidan av både den årliga sektionen och de månatliga sektionerna. När du använder det här systemet måste du skapa ett system för att spåra vilka dokument som motsvarar vilken månad och år.

Numeriskt arkiveringssystem

Företag som huvudsakligen genererar numrerade dokument, till exempel fakturor, skapar ofta ett numeriskt arkivsystem som lagrar filer med hjälp av de tilldelade dokumentnumren. Med det här filsystemet är ett viktigt element att märka varje filskåpslådan med sekvensen av siffror den innehåller. Det här systemet kan också kräva ett index för snabb åtkomst.

Kombinera flera arkiveringssystem

De vanliga nackdelarna med ett enkelt alfabetiskt, kronologisk eller kategoriskt arkiveringssystem kan hindra hämtning av dina dokument. För att uppnå önskad effektivitet kombinerar företagen ofta delar av två eller flera arkiveringssystem. Du kan förbättra ett kategoriskt system genom att skapa alfabetiska eller datumavsnitt. Delämnen eller kategorier som passar dina företags huvudfunktioner kan förbättra effektiviteten i ett kronologisk arkivsystem.

Saker att tänka på

Oavsett vilket system du implementerar, överväg att skapa ett arkiverat dokumentområde för att skilja nuvarande och ofta använda dokument från de som du behåller som referens. För företagsäkerhet och katastrofåterställning kan du också behålla originalet av viktiga juridiska, kontrakts- och skattedokument i en säker utrymmeslager. För att underlätta snabb referens, skanna dessa dokument. Begränsa obehörig åtkomst till dina digitala versioner med lösenord och kryptering.