Delar av en företagsrapport

Du kommer att skapa en mer användbar företagsrapport om du först bestämmer de viktigaste frågorna som ska svara, huvudinformationen som ska inkluderas och hur du organiserar den för att få dina meddelanden på ett tydligt och effektivt sätt. Att bryta ditt dokument i olika sektioner hjälper dig när du förbereder och skriver rapporten.

Omslag

Börja inte en företagsrapport utan att låta läsarna veta vad det är och vem skrev det. Du kan uppnå detta med en enkel omslagssida som innehåller namnet på rapporten, författaren, företagsnamn, kontaktuppgifter och datum. Rapportens namn kan vara en enkel beskrivning av innehållet, till exempel "Projekt för tredje kvartalet för Acme Manufacturing" eller "Media Buy Recommendations för att starta nya barnskor." Om dokumentet är proprietärt och inte ska delas, notera det på omslagssidan.

Innehållsförteckning

Beroende på rapportens längd och dess hållbarhet, inkludera en innehållssida. Detta hjälper läsare att snabbt hitta information de vill ha innan de dyker in i hela dokumentet och gör det lätt att gå tillbaka för att hitta något de läste tidigare. Om rapporten är lång men endast har flera sektioner kan innehållssidan bara vara några rader som hjälper läsarna att hitta sidnumren för varje sektions början. Ett längre dokument kan kräva en innehållssida med rubrikrubriker och underrubriker under var och en.

Executive Summary

Låt läsarna veta varför de borde läsa din rapport genom att inkludera en sammanfattning i början av dokumentet, efter innehållssidan och före resten av rapporten börjar. Den sammanfattande sammanfattningen är en kort beskrivning av orsaken till rapporten och undersökningsresultat, rekommendationer eller slutsatser. Sammanfattningen är vanligtvis en halv sida eller mindre och innehåller ingen dokumentation eller support.

sektioner

Bryt din rapport i bitar av liknande information för att göra det lätt att förstå och hjälpa det att flöda bättre från ett ämne till ett annat. Exempelvis kan en analys av företagsförsäljningen innehålla avsnitt om tidigare försäljning, nuvarande prognoser, förändringar på marknadsplatserna som påverkar försäljningen, resultat från försäljningsrepresentanter, produkt, prispunkt eller distributionskanal, viktiga kunder och rekommendationer.

Stödjande information

Om du har omfattande forskning, statistik, finansiella dokument, diagram, diagram och ritningar, överväga att lägga dem i en bilaga om de bara är stöddokument som läsare kanske vill ha efter att de har läst din rapport för verifikation av fordringar som du har gjort. Om de är nödvändiga för att illustrera en poäng du gör, inkludera dem på sidorna där du gör dina poäng.