Exempel på mötesminuter

Mötesminutor är inte bara ett fuskblad av vad som sägs vid förra veckans personalmöte. Protokoll kan vara formella juridiska handlingar som representerar den officiella verksamheten hos ett företags styrelse eller en myndighetens ledning. Eftersom protokoll är officiell rekord för närings- och regeringsverksamhet, lönar det sig att utveckla dem effektivt. Om du skriver anteckningar på papper kan det vara till hjälp om du har ett förtryckt formulär så att du kan lägga till lämplig information där det går. Du kan även skapa en datorformulär om du tar med dig din bärbara dator eller en elektronisk anteckningsbok under mötet.

Header Information

Protokoll inkluderar en rubrik med datum och plats för mötet. Kopten registrerar vem som var närvarande och som hade en ursäktad frånvaro, och det identifierar vanligtvis personen som fungerade som mötesordförande och inspelningssekreterare.

Möten som inträffar samtidigt på flera ställen - till exempel genom videokonferenser - registrerar vanligtvis deltagande baserat på plats.

EXEMPEL: "Protokoll från mötet i A-1 bolagsstyrelsen 4 maj 2017 styrelse rum, huvudkontor byggnad

Robert Johnson, ordförande & Kyle McGregor, inspelningssekreterare

Närvarande: R. Johnson, M. Perez, J. Hatoyama, F. Michaels, S. Hawthorne, M. Smith, R. Sandborn, V. Clark "

Inledande material

Protokoll börjar normalt med den exakta tiden som ordföranden kallade mötet för att beställa. I de flesta möten innehåller de första punkterna på föredragningen introduktioner, kommentarer från ordföranden och godkännande av föregående mötes protokoll.

Fånga de viktigaste punkterna som erbjuds under presidens kommentarer. Om medlemmarna erbjudit några ändringar i föregående mötesminuter, registrera ändringarna exakt.

EXEMPEL: "Mr Johnson ringde till mötet för att beställa klockan 14:46. Efter informella introduktioner meddelade Johnson att hans katt nyligen födde sex kattungar. På fru Hawthornes rörelse antogs protokollen från julimötet med enhälligt samtycke med undantaget att ordet "lastbil" i punkt 15 drabbas och ersätts med ordet "semitraktor". "

Samtyckesagenda

Även om varje möte har en annan struktur, börjar formella möten - särskilt för regeringar - vanligtvis med en "samtyckagsagenda", vilket är lite mer än en rad rapporter och uttalanden som inte kräver omröstning. Samtyckesagendan innehåller ofta korrespondens, rapporter från utskott och annat informationsmaterial.

Notera de viktigaste punkterna för varje objekt som diskuteras under samtyckesagendan, identifiera samtalet och eventuella viktiga kommentarer som erbjuds av ledamöter under öppen diskussion.

EXEMPEL: "Mrs. Smith läste in i posten ett brev från XYZ Manufacturing Company daterat den 4 november. Brevet berömde transportdivisionens professionalism för att påskynda en högprofilerad produktleverans. Herr Perez på transportsektorns vägnar sa att XYZ gjorde ett utmärkt jobb med att tillhandahålla detaljerade färdvägsinstruktioner. "

Företagsagenda

Affärsdagsagendan är där åtgärden är - den del av mötet där medlemmarna debatterar och röstar om olika åtgärdsposter.

För formella protokoll måste sekreteraren transkribera den faktiska omröstningen som röstas upp och den faktiska omröstningen, inklusive vem som röstade för och mot frågan. Typiskt få sekreteraren också en sammanfattning av debatten, inklusive de viktigaste punkterna från varje medlem som talade.

Tekniskt sett finns det inte något sådant som en röst att "avstå". Att avstå innebär att inte rösta alls. Människor som vill spela in att de varken är positiva eller motsatta en fråga bör i stället rösta "närvarande".

EXEMPEL: "Johnson öppnade diskussion om en faktura från ABC Widgets för 21, 434, 87 dollar. Ms. Hatoyama sa att fakturan godkändes av finansutskottet förra veckan." Michaels sa att han stöder det pågående arbetet med ABC Widgets. Hatoyama flyttade för att godkänna fakturan från ABC Widgets, Inc., för $ 21, 434.87. Ms. Sandborn utstationerad. Rörelse bar 4-2, med Hatoyama, Sandborn, Michaels och Smith i tjänst och Perez och Clark motsatte sig. "

Slutmaterial

De flesta minuter slutar vanligtvis med tiden mötet avbröts. Protokoll är undertecknade av presidiet och inspelningssekreteraren, men om sekreteraren är en röstmedlem i gruppen är sekreterarens underskrift ensam ofta tillräcklig.

EXEMPEL: "Johnson avbröt mötet kl. 19.14. Nästa möte är planerat till 5 augusti kl. 15.00 i styrelsens rum.

Undertecknad, Robert Johnson, ordförande Kyle McGregor, inspelningssekreterare "