Finansiella aspekter av kontraktshantering

God avtalsförvaltning säkerställer de kontrakt som ditt företags skyltar inte överstiger förväntade kostnader. Kontraktshantering startar när du identifierar dina mål, fortsätter sedan genom budgivning, neogtiating och formulering av villkoren. Därefter hanterar du kontraktet genom att övervaka prestanda och tillämpa villkoren. För ett litet företag på en stram budget är det ett verktyg för att hålla kostnaderna för ballongbildning.

Specifikationer

När du söker bud från entreprenörer, hjälper det att ha projektspecifikationerna redan i åtanke. Tydliga specifikationer hjälper entreprenörer att utvärdera hur mycket att bjuda på att vara både konkurrenskraftiga och lönsamma. De gör det också lättare för dig att bedöma meriterna av olika bud. Goda specifikationer hjälper också till att lösa konflikter: Om det finns en tvist på vägen om att entreprenören använder billiga material eller laddar för mycket för arbete, kan specifikationerna avgöra om han bryter mot villkoren.

Villkor

En aspekt av kontraktshanteringen är att avgöra hur man strukturerar entreprenörens betalningar. Det enklaste arrangemanget är en fast fast avgift för tjänster eller varor. Fasta avgifter gör det enkelt att veta vad du betalar, men det kan vara svårt att komma överens om ett pris på ett komplext projekt. Ett kostnadsfritt kontrakt täcker entreprenörens kostnader plus en fast avgift. Denna struktur är riskabel, eftersom entreprenören inte har något incitament att kontrollera utgifterna. Vissa kontraktsförvaltare gynnar ett fast pris med kvoter för ökad pris på arbete eller material.

incitament

Om du vill uppmuntra entreprenören att utmärka kan kontraktet innehålla incitament som ökar eller minskar entreprenörens betalning beroende på hur han utför i förhållande till ett riktmärke i avtalet. Du kan erbjuda incitament för att avsluta tidigt, avsluta under budget eller leverera överlägsen kvalitet - beroende på vilket som är viktigast - eller flera incitament som täcker mer än ett riktmärke. Du måste strukturera incitamenten så att de är uppnåeliga, men bara för betydligt bättre prestanda.

Förändringar

Oavsett hur bra du och entreprenörsplanen, kan händelser utvecklas som du inte har förväntat dig. Tillgångar kan vara oväntat kostsamma. tidsfrister kan bli dämpade tillbaka på grund av stormer; du kanske upptäcker att projektet behöver något element du inte ursprungligen angav. Goda chefer fastställer rutiner för att utvärdera och godkänna förändringar och justera projektbudgeten i enlighet med detta. Effektiv kontraktshantering kräver att du följer procedurerna så att förändringar inte påverkar din budget mer än nödvändigt.