Fyra typer av data i ett arbetsblad

Oavsett om du arbetar för en liten mamma-och-pop-verksamhet eller tillhör ett jätte multinationellt företag, är kalkylblad sannolikt ett ovärderligt verktyg för ditt företag. Alla företag hanterar olika typer av data, saker som kundlistor, lager, kundfordringar, marknadsföringskontakter och mycket mer. Kalkylblad gör det enkelt att ange information i ett kalkylblad (en enda flik eller "sida" i en kalkylarkfil) och att manipulera informationen för presentation och analys. Även om det finns många olika typer av data (och många sätt att karakterisera dem), bygger ditt företag förmodligen på fyra viktiga typer av information för din datahantering.

Dollars, Dollars, Dollars!

Vad kan vara mer kritiskt för ett företag än att hålla reda på pengarna som kommer in och de pengar du spenderar. Kalkylblad är perfekta verktyg för att visa och analysera rörelsen av pengar in och ut ur ditt företag. Du kan formatera ett segment av ditt arbetsblad - välj kolumner, rader eller en rad celler - för att identifiera numeriska poster som representerar pengar. Din programvara kommer automatiskt att använda den formatering du har valt för pengposter, till exempel att ange ett dollartecken till posten och visa den med två decimaler för att representera cent. Det finns många sätt att ändra utseendet, till exempel genom att välja en annan valutaenhet än US-dollarn eller att eliminera cent-poster, vilket är användbart för stora dollarbelopp.

Hantera nummer

Företagen håller reda på en fruktansvärd mängd numeriska data förutom pengar. En del av det är enkla räkningar, t ex antalet fordon i företagets flotta eller hur många gånger var och en av dina kunder har kontaktats via telefon. Andra siffror är mer representativa, till exempel kundnummer eller personnummer för personnummer. Vissa företag har ett behov av att behålla listor med ännu mer specialiserade numeriska data, såsom breddgrader och longitudfält eller kongressdistriktsnummer.

Ditt kalkylblad erbjuder många formateringsalternativ för dessa typer av nummer också. Du kan få siffrorna att visas med eller utan kommatecken, eller med en standardiserad stil med streck och parentes efter behov. Du kanske vill att dina telefonnummer ska visas med områdeskoden inom parentes, till exempel eller Social Security-nummer för att inkludera bindestreck på lämpliga platser.

Text som en typ av data

Kundnamn, produktbeskrivningar, städer, länder, e-postadresser - alla dessa och mer - får rutinmässigt in på kalkylblad i textformat. Text är utan tvekan en form av data. Exempelvis kan ditt kalkylblad nästan omedelbart alfabetisera en lång lista med namn eftersom den känner igen textposterna som data och kan manipulera dem på lämpligt sätt.

Var noggrant överväga dina textinmatningsfält. Du kan till exempel ange kundens förnamn i ett separat fält från efternamn. Det gör det enkelt att sortera listan på alfabetiskt sätt på antingen för- eller efternamn. På samma sätt kan det inte vara så användbart att ange en fullständig adress i en enda cell som att dela upp adressen i separata fält, t.ex. stad, stat och postnummer för att möjliggöra snabb sortering på dessa parametrar.

Tips

• Datum kan skrivas ut i textformat eller i ett standardiserat numeriskt format. Om du identifierar ett datafält eller ett antal celler i ditt arbetsblad som en datuminmatning kan ditt kalkylblad enkelt konvertera fram och tillbaka mellan numeriska och textrepresentationer.

Arbetsbladformler

Även om data inte är exakt, är möjligheten att skriva in formler ett viktigt inslag i datahantering i kalkylblad. Tänk dig att bli ombedd att se över försäljningen under de senaste fem åren för var och en av mer än tusen produkter för att se var försäljningen ökar och där de faller av. Att göra en uppgift som denna manuellt skulle ta dagar, om inte veckor, och involvera otroligt tedium. Men med en väl utformad formel eller två kan ett kalkylblad hantera uppgiften på några sekunder.