Front Office säkerhetsprocedurrekommendationer

Det är svårt att försöka avvärja de många marknadsförhållanden som kan stressa ditt företag utan att behöva oroa dig varje dag om säkerheten hos dina kunder, säljare och anställda. Inbovgivare, rån och anställningsstörningar kan orsaka allvarliga skador på ditt företag och skapa proaktiva säkerhetsprocedurer för ditt frontkontor hjälper till att förebygga problem och eventuellt minska dina försäkringspremier.

Möt med experter

Det första steget i att skapa säkerhetsprocedurer för ditt kontor är att träffa experter på kommersiell säkerhet. Detta inkluderar din byggnadschef, om du hyr utrymme, din försäkringsleverantör, en lokalt ansvarad advokat och en säkerhetstjänster konsult. Gå i lokaler med dessa experter, och lägg dig sedan för att bedöma vad de tycker du behöver göra för att förbättra din säkerhet och vilka resurser de rekommenderar. Tillåt inte vapen i dina lokaler utan att prata med en advokat, du bygger ägare och en vapensäkerhetsexpert.

Granska åtkomst

Bestäm vem som ska få komma in på ditt kontor och ge märken till anställda eller ett simmarsystem som kräver en receptionist eller anställd att låta folk komma in i byggnaden eller kontoret. Placera din reception på ett ställe som gör det möjligt för din receptionist att se vem som närmar sig ditt skrivbord så tidigt som möjligt. Installera säkerhetskameror utanför alla ingångar och i trapphus om du har råd med det. Trappa dörrar ska låsa från utsidan, så att endast anställda med nycklar kan komma in i ditt utrymme från trapphus. Utvärdera om du behöver lägga till starkare dörrar och fönster, inklusive härdat eller kollisionsbeständigt glas. Beroende på hur ofta besökare kommer till ditt kontor och hur länge de stannar, överväga att kräva besökar-ID-märken och inloggning. Begränsa vem som kan logga in eller acceptera paket.

Förbättra belysning

Granska dina exteriöråtkomstvägar och interiörutrymmen för att se till att du har tillräcklig belysning där människor går in och arbetar eller kunder väntar. Sätt dina lampor på timern så att de slår på innan folk anländer och stannar fram till efter stängningstiden. Se till att du har backupljus som går på viktiga interiör- och yttre områden när det är strömavbrott.

Anställdspolitik

Skapa öppnings- och stängningschecklistor för anställda som är de första som anländer och slutar lämna, och ge säkerhetsförfaranden för anställda att följa under dagen. Möt med anställda för att diskutera hur man hanterar en brand, missnöjd anställd, väderkris eller fientlig inkräktare. Ange nödnummer i närheten av varje telefon och sätt dem på kortnummer. Påminn dina anställda om att inte ge någon information om ditt företag via telefonen och att rikta några frågor till din kontorchef. Låt inte anställda öppna öppna dörrar när de lastar eller lastar ut varor. Försök att ordna en kompis eller klockare för att se till att anställda får sina bilar säkert och utfärda ett kodord eller fras som anställda kan använda på telefon eller till varandra för att väcka larmet om det finns en inkräktare i området.

Träning

Håll ett träningsseminarium för att hjälpa dina anställda muntligt att hantera fientliga medarbetare och inkräktare. Överväg att lägga till lås på kontorsdörrar eller lägga till säkra kontorsdörrar för att skydda anställda från en inkräktare och placera panikknappar runt kontoret som anställda kan använda för att stänga av ett högt larm för att varna andra kontor i närheten och eventuellt skrämma bort inkräktare. Prata med din advokat eller försäkringsgivare om lagligheten att erbjuda självförsvarsträning eller kursavdrag. Om du har olika kontor, distribuera walkie talkies och träna anställda hur man använder dem.