Riktlinjer för att skriva riktlinjer och förfaranden

Politik och rutiner, eller riktlinjer utformade för att planera långsiktiga mål, skapas för att mäta konsistens i verksamheten. Välskrivna policyer och förfaranden handlar inte bara om verksamheten överensstämmer med statliga och federala riktlinjer, men diskuterar också hur man driver verksamheten, fokuserar på att hantera risker och förbättra hur verksamheten bedrivs. I synnerhet policyer och förfaranden standardiserar vissa operationer för överensstämmelse plus förtydligar kommunikation med anställda.

Fokus

I planeringen för dokumentation besluta om fokus. Undvik att skapa policyer och förfaranden för varje steg i en avdelning, till exempel hur man svarar på telefonen. Istället jobbar du i faser och väljer de avdelningar och deras processer som är mest betydelsefulla för företaget, till exempel hur man håller reda på kundens lager. Kontrollera att de processer du dokumenterar har rutiner som anses vara väl etablerade. Prioritera varje process enligt dess betydelse och fortsätt med varje avdelning tills du har nått slutet av denna fas.

Innehåll

Framgångsrik dokumentation bör innehålla en standardtext i toppen som anger syftet och omfattningen av processen, identifiering av ansvariga avdelningar och definitioner för nyckelord. Också nödvändiga är mätningar som betygsätter resultat och processer, samt eventuella hänvisningar till andra dokument eller tillämpliga lagar och förordningar. Inkludera även formulär som är relevanta för de beskrivna processerna, såsom inventeringsformulär, klientinformationsformulär eller andra dokument.

Undvika fel

Undvik fel i att dokumentera policyer och förfaranden genom att följa de sju Cs: sammanhang, konsekvens, fullständighet, kontroll, överensstämmelse, korrekthet och tydlighet, enligt Work.coms "Guide to Writing Policies and Procedures." Kontext eller vad som finns i dokumentet ska tydligt beskriva vad processerna är och hur de ska utföra dem. Konsistens bidrar till att skapa ett standardiserat sätt att skriva policy och rutiner. När det gäller fullständighet bör politiken och rutinerna logiskt förklara processerna utan informationsbrister. Kontroll innebär att du bör lista mätningar som visar att en process utförs effektivt. Överensstämmelsesproblem, eller riktlinjer enligt statliga och federala regler, bör gälla de relevanta reglerna för vilka de skrevs. Slutligen bör dokumenten vara grammatiskt korrekt och koncist.

Förbättring

Du kan spara pengar och förbättra produktiviteten genom att skapa policyer och rutiner för kontinuerlig förbättring. Föråldrad dokumentation hindrar din förmåga att hantera problemområden. Jämför rutinmässigt dokumentationen med aktuella processer och uppdatera dokumentationen enligt dynamisk förändring.