Riktlinjerna för skrivprocedurhandböcker

Procedurhandböcker är användbara verktyg för en mängd olika sysselsättningsinställningar. Oavsett om anställda behöver veta hur man använder kopieringsmaskinen eller hur man fyller i nödvändig hälso- och säkerhetsutbildning, kan en procedurhandbok ge en översikt över stegen. Många arbetsgivare utformar kombinerade "policy and procedure" -handböcker, men det är viktigt att känna igen skillnaden: policyen speglar regler, medan förfarandena speglar processer och hur man klarar dem. När man sätter ihop en effektiv procedurhandbok är det viktigt att fokusera på själva förfarandet och ge den information som kommer att vara mer användbar för anställda för att genomföra den.

kvaliteter

En procedurmanual ska vara enkel att läsa och använda. En procedurhandbok som kräver en egen procedurhandbok för att bara läsa den är inte till stor hjälp för någon anställd. Dessutom bör procedurhandboken vara konsekvent i alla delar, inklusive stil, design och information. En procedurhandbok är utformad för att hjälpa andra att slutföra en viss uppgift, så det ska skrivas med läsarna i åtanke. Processerna som beskrivs ska vara tydliga och logiska, så att alla läsare kan följa förfarandet utan svårighet.

Funktioner

Procedurhandböckerna varierar i specifika särdrag, baserat på vilken information som är detaljerad. För det mesta är emellertid effektiva procedurhandböcker de som har tydlig och konsekvent formatering så att läsare vet hur man följer materialet. Punkter bör börja och sluta utan förvirring, och läsare borde inte behöva undra var ett steg slutar och en annan börjar. I beskrivningen av stegen bör författare använda starka verkliga verb för att se till att läsare vet exakt vad de ska göra, och de bör erbjuda förklaringar och alternativ där så är lämpligt. Alla ikoner, bilder eller diagram / diagram ska vara uppenbara att förstå och enkla att följa.

Skrivstil

Skrivstilen för en procedurhandbok bör förlita sig på klart och tydligt språk. All procedurinformation bör vara korrekt, och eventuella akronymer bör klargöras med en förklaring inom parentes - till exempel "Food and Drug Administration (FDA)." I procedurhandböcker som kommer att vara i omlopp under en tid, bör du undvika att använda specifik information som kan bli utdaterad snabbt. Tekniskt språk och jargong som inte är känt för de flesta borde undvikas.

Design

Utformningen av procedurhandboken beror i stor utsträckning på vilken typ av procedur som skisseras, men vissa designrekommendationer gäller för alla procedurhandböcker. En bra procedurhandbok använder en stor del av det vita utrymmet. Det vill säga, handboken är inte överbelastad med utskrift, men erbjuder ganska gott om inskärning och styckenavbrott för att undvika att skrämma av läsaren. Effektiva procedurhandböcker har också tydliga rubriker och underrubriker, liksom andra lämpliga etiketter och skisserar för många punkter.

ansvar

De som ansvarar för handboken för handboken ansvarar också för att de regelbundet ses över. Om materialet blir irrelevant bör det tas bort eller uppdateras. Om informationen inte är effektiv för att hjälpa anställda, bör handboken revideras och förbättras. En procedurhandbok är bara lika användbar som det som gör det möjligt för läsarna att göra, och om manuell inte lyckas, har författaren ansvaret för att ändra det.