Så här centraliserar du kontorsmaterial

Många småföretagare upptäcker att de lagrar sina kontorsmaterial i olika områden resulterar i förlust av tid och pengar. Förnödenheter kan snabbt bli oorganiserade eller förlorade, vilket resulterar i problem med spårning av försörjning. Ett hanterat, centraliserat kontorstillverkningsområde förenklar processen att lagra, lokalisera, utbetala, spåra och återuppliva leveranser. Det bidrar också till att förhindra stöld av leveranser av anställda som ofta inträffar när alla på ett kontor har öppen tillgång till kontorsmaterialet.

1.

Ta en förteckning över dina varor. Räkna alla förnödenheter, dela dem i kategorier som "Skrivbordstillbehör" eller "Skrivartillbehör" och skapa ett kalkylblad som beskriver antalet leveranser per typ.

2.

Välj en plats för att sätta förnödenheterna, till exempel ett tomt rum eller en låst förrådslåda i ett öppet område på kontoret.

3.

Förbered det centrala området för förnödenheterna. Om du valde ett tomrum, installera dörr- och lådformat förvaringsskåp, bokhyllor och hyllor. Om du valde ett öppet område, installera en låst dörrstorlek som är tillräckligt stor för att hålla alla tillbehören.

4.

Överför leveranserna till området på ett sätt som organiserar dem efter typ och optimerar utrymmet. Lägg till exempel löst skrivbordstillbehör, t.ex. pennor, markörer, pappersband, häftklamrar och band i transparenta, märkta låda i utdragslådor eller på hyllor i stället för kartonger för snabbare identifiering. Placera stora eller tunga lådor på nedre hyllor eller golvet för bättre åtkomst.

5.

Låsa lagringsutrymmet när du är färdig med att överföra tillbehören.

6.

Skapa en policy som beskriver hur anställda ska begära tillgångar. Du kan till exempel fråga anställda om att maila dina förfrågningar.

7.

Skicka in den nya leveransförfrågningspolicyn till dina anställda och skicka den till gemensamma områden.

8.

Planera ett möte med dina anställda att gå över den nya politiken. Om ditt företag har ledningspersonal, träffa cheferna för att gå över policyn och sedan träffa dem med övriga anställda för att diskutera politiken och ta itu med några frågor.

Saker som behövs

• skåp
• bokhyllor
• hyllor
• Rensa plastpåse
• Etiketter

tips

• Gör regelbundet en försörjningsinventeringscheck för att matcha antalet leveranser i lager till förteckningen på fil för att bekräfta att anställda inte stjäl leveranser.
• Om du har tillräckligt med anställda i ditt företag för att tilldela två av dem att hantera leveransområdet, tilldela dem att utföra alla uppgifter som är inblandade i att skapa och hantera ett centralt leveransområde.
• Om du har gamla kontorsmaterial som du inte har använt i ett år eller längre, skänka dem till en skola eller välgörenhet så att de inte tar ut lagringsutrymme.