Hur man ordför möten effektivt

Oavsett om du är ordförande över ett stort eller mindre gruppmöte, om du är ordförande, kommer du att hållas ansvarig för mötes effektivitet. Du förväntas driva mötet effektivt, täcka alla ämnen som beskrivs på dagordningen och ge varje röst möjlighet att bli hörda. För att uppfylla alla dessa förväntningar måste du göra en del förskottsplanering och ställa realistiska mål.

Förberedelse

Effektiva möten sker vanligen inte spontant - de kräver noggrann planering. Beslut måste fattas om vem som ska delta i mötet och vad är syftet med mötet. Dagordningen bör fastställas och skickas till medlemmarna före mötesdagen. Samråd med medarbetare kommer att bidra till att de presenterade ämnena är relevanta och aktuella. Kopior av dokument som kommer att diskuteras bör också distribueras tillräckligt tidigt för att läsas före mötesdagen. Om det finns ett föremål på agendan som kan vara kontroversiellt, kan man tala med nyckelmedlemmar i förväg och utlösa något stöd kan hjälpa till att smidiga saker ut under mötet. Utnämna någon för att spela in mötesminuten.

Åtgärd under mötet

Börja i tid. Det är respektlöst att hålla de punktliga medlemmarna väntar på en eller två disorganiserade kollegor. Varje dagordningspost ska ha en tidsgräns som tilldelats den. Det är stolens roll att följa denna tidsriktlinje. Ge en varning om två eller tre minuter när diskussionstiden är nästan uppe. Meddela den senaste kommentaren och vara fast om att hålla fast vid den. Effektiva stolar tillåter inte långa diskussioner med medlemmar som gör repetitiva kommentarer. Ingen person får tillåtas dominera mötet. En effektiv stol påpekar med respekt att det är dags att höra andra röster i frågan. Besluta i förväg om frågor kommer att röstas om eller ingås genom att nå enighet. Om mer tid krävs för en viktig fråga, bordlägg objektet till dagordningen för nästa möte.

Hanteringsproblem

Advance planering hjälper till att eliminera problem. Ibland är problem oundvikligt, så det är en bra idé att förvänta sig det oväntade. Om det finns tekniska problem - till exempel, misslyckas projektorn för den audiovisuella presentationen, utse någon för att söka en tekniker som hjälp. Samtidigt föreslår du att du går vidare till nästa agendapost och återkommer till presentationen senare. En effektiv stol tillåter inte tid att gå i spill. Var flexibel och var inte rädd för att dela information om eventuella oförutsedda problem. Om gästhögtalaren försenas till exempel på grund av ett avbrutet flyg, är det bäst att tillkännage det vid mötet och undvika de oundvikliga viskningar som skulle uppstå när människor märker hans frånvaro och börjar spekulera på varför han ännu inte är där.

Uppföljning

Effektiva möten ger en handlingsplan för varje dagordningspost. Protokoll från mötet, i utkast, ska så snart som möjligt sändas till samtliga deltagare, med en begäran om tillägg och korrigeringar. När ändringarna har gjorts kan protokollet delas ut till alla intressenter. Detta visar en vilja att dela med sig av information och bjuda in inkomster från alla berörda parter. Om stolen märkte en mötesdel som verkade missnöjd, är det klokt att närma sig henne individuellt och försöka lösa hennes problem innan nästa möte.