Hur man gör en kontant kvitto-affärslogg

En kassakvitto-affärslogg är ett källdokument som används vid kontanttransaktioner när kvitton eller kassa kanske inte är tillgängliga. Om en välgörenhetsorganisation till exempel skickar volontärer ut i samhället för att samla in pengar till ett speciellt projekt, kan volontören bli ombedd att hålla en kontantinkomstlogg för att ta hänsyn till mottagna pengar. Mängden kontanter som omvandlas till bokhållaren bör vara överens med loggen. Tänk på loggen som ett källdokument som spårar kassaflödena och tillåter redovisning att förena de mottagna kontanterna till det belopp som borde ha samlats in för sålda produkter.

1.

Skapa en kalkylarks logg. En kontorsmottagningsföretagslogg innehåller vanligtvis kolumner för datumet. Köparens namn och adress Produktnamnet; kvantitet såld kostnad per artikel; och totala mottagna kontanter. Ytterligare kolumner kan ställas in för kundens telefonnummer, anställdas nummer eller namn och leveransdatum. Nyckeln är att spåra informationen som redovisning kommer att behöva behandla kontantinkomsterna och spåra betalningen tillbaka till produktorder eller försäljning. Lägg till så många rader som du vill, men begränsa loggen till en sida. Loggen kan skrivas ut för personer på farten eller fyllas på kontoret när pengar kommer in.

2.

Fyll i loggen varje gång pengar mottas. Se till att summan överensstämmer med summan av mottagna pengar.

3.

Beräkna totalumman när du är redo att växla i kontanter genom att lägga till kolumnen Totalt. Se till att kontanterna i hand överensstämmer med summan innan du lämnar kontanterna till bokföring. Redovisningsförfarandena bör identifiera hur ofta kassaflöden vänts in för att deponeras. Om det finns en brist, dubbelkolla multiplikationen av kvantiteten till enhetspriset samt den tillägg som utgör den totala summan.

Saker som behövs

• Kalkylprogram

tips

• Skydda kontanter kvitton genom att ge anställda en säker plats för att behålla kontanter mellan insättningar. En kassaskåp som låser är idealisk för kvitton på kontoret. En bankpåse eller lås kuvert som lätt kan öppnas och stängs fungerar bättre för yttre samlingar.
• Undvik att använda kontanta kvitton för att göra företagsköp eller till kontantkontroller av anställda. Ju fler transaktioner du gör av kontanterna, desto svårare kommer det att vara för redovisning för att säkerställa att rätt mängd kontanter når banken.
• När kassaflödesboken når redovisning, bör den hållas som ett källdokument med insättningsskiften.

Varning

• När du ändrar kunderna, räkna alltid tillbaka ändringen två gånger för att undvika fel.