Så här dokumenterar du 5S-projekt

Framgångsrika projektförbättringschefer som genomför smal tillverkningsteknik använder 5S-metoden för att eliminera avfall och förbättra kundtillfredsställelsen. För att eliminera avfall tar projektledare fem typer av åtgärder utifrån japanska ord. Dessa hushållsprocesser inkluderar Seiri (Sort), Seiton (Set in Order), Seison (Shine), Seiketsu (Standardize) och Shitsuke (Sustain). Som ett resultat blir projektverktygen sorterade och ordnade så att de kan vara tillgängliga när det behövs. Genom att hålla din arbetsyta ren och organiserad håller allt (och alla) i ordning. För att dokumentera processen så att du senare kan utvärdera, analysera och granska ett 5S-projekt, implementera 5S i steg och förbereda rapporter på varje steg.

1.

Skapa en förändringsplan för att hantera kvalitet. Använd ditt eget format eller hämta en mall från webbplatser som Microsoft Office Templates webbplats, som ger tillgång till ändrade kontrollmallar.

2.

Håll regelbundna möten och dokumentförslag på ledamöter i ett möte. Använd verktyg som Microsoft OneNote för att spela in beslut och åtgärder som vidtagits. Distribuera dessa dokument via e-post. Arkivera dem genom att ladda upp dem till intranätwebbplatser, företagsdokumentförteckningar eller samverkande arbetsytor, till exempel Microsoft Sharepoint.

3.

Använd processförbättringsverktyg, såsom framstegsrapporter och tidsobservationsark, för att definiera, analysera, mäta, förbättra och kontrollera processer. Skapa statusrapporter som beskriver hur dessa resultat ger dig styrkan, förbättra specifika processer genom att analysera det aktuella läget (som det är) och definiera framtida tillstånd (att vara). Genom att definiera klyftan mellan de två kan du skapa en implementeringsplan och handlingsplan.

4.

Skapa en revisionsplan. Denna plan ska identifiera den personal som kan gå igenom arbetsplatsen och bli av med alla onödiga verktyg. Detta gör det möjligt för dig och dina anställda att se till att du bara har rätt verktyg och material för att få jobb. Planen ska kontrollera att de återstående verktygen är organiserade efter användningsfrekvens och primära användare. Det ska också beskriva hur man noggrant ska kontrollera för hand att det generella underhållet sker och se till att standardiserade verktyg, processer och procedurer implementeras och används. En omfattande revisionsplan hjälper dig och ditt lilla företag att behålla förändringarna. Publicera framgångshistorier för att behålla energi och entusiasm.

5.

Beskriv var och en av 5S-processerna i detaljerade dokument och distribuera dessa till alla teammedlemmar med hjälp av e-post eller social media-teknik som wikis, forum eller bloggar. Skapa checklistor och affischer för att förstärka metoden. Träna personal i användningen av dessa processer med hjälp av denna dokumentation. Dessutom ger gratis resurser, till exempel Massachusetts Institute of Technology OpenCourseWare-webbplats, tillgångskursmaterial, verktyg och resurser för att kommunicera bästa praxis i samband med 5S-metoden.