Så här formaterar du en försäljningsrapport i Excel

En försäljningsrapport bör snabbt och noggrant reflektera förändringar i underliggande data. Av den anledningen är det ofta meningsfullt att formatera en rapport i samma program som innehåller rapportens data. Ett praktiskt sätt att formatera försäljningsrapporter i Excel innebär att arbeta i progressivt större enheter. Använd fliken Hem för att formatera på teckenhöjden. Använd kommandot Format som tabell för att formatera rapportens datatabell. Slutligen använd formkontrollerna för att formatera hela rapporten.

1.

Öppna en arbetsbok med ett bord som du vill formatera i en försäljningsrapport. Klicka och dra för att välja de data du vill visas i rapporten. Välj icke-angränsande data genom att trycka och hålla ner "Ctrl" innan du drar. Inkludera data för objekt eller kategorier och försäljnings siffror i ditt urval. Exempelvis kan en försäljningsrapport ha kolumnnamnen "Produktnamn" och "Månadsförsäljning".

2.

Klicka på fliken "Infoga" och klicka på en av diagramknapparna i diagramområdet för att skapa ett diagram för rapporten. Var noga med att välja ett diagram som är lämpligt för de data du valt. Klicka till exempel på ett av objekten under "Pie" knappen för att återspegla den del av den totala försäljningen som varje produkt bidrar till.

3.

Välj kolumnen med försäljnings siffrorna. På fliken Hem klickar du på knappen "Redovisningsnummerformat" i gruppen Nummer för att formatera försäljningen som dollar.

4.

Välj hela tabellen och klicka sedan på en stil från knappen "Format som tabell". Välj en stil som inte har linjer som skiljer kolumnerna och raderna. Klicka på "OK".

5.

Klicka på fliken "Visa" och avmarkera kryssrutan "Gridlines" för att ta bort rader från kalkylbladet.

6.

Välj och dra data tabellen och diagrammet för att ordna dem i en komposition som är beställd, attraktiv och balanserad. Klicka på fliken "Infoga" och klicka sedan på "Textbox" -knappen. Klicka och dra för att rita en textruta högst upp på sidan. Skriv rapportens titel i textrutan. Använd alternativen i Font-gruppen för att formatera titeln.

7.

Klicka på fliken "Arkiv" och klicka på knappen "Skriv ut" för att se en förhandsgranskning av din försäljningsrapport.

Tips

• Excel ger tillgång till flera mallar som innehåller förformaterade försäljningsrapporter. Använd dessa mallar som ett hjälpmedel för din rapportens design. Hitta dessa mallar genom att skriva "Försäljningsrapport" i sökrutan i Arkivmenyens Nya dialogruta.

Varning

• Informationen i denna artikel gäller Excel 2010. Det kan variera något eller betydligt med andra versioner eller produkter.