Hur man använder teknik för att arbeta mer effektivt

I tusentals år har köpmän och affärsmän använt teknik för att göra livet enklare. Forntida olivpressar ger bevis för att köpmännen från tusentals år sedan förbättrade sin produktion genom att använda den senaste tekniken. Lagerhandlare använde tickerband för 140 år sedan för att förbättra kvaliteten på deras information. I 60 år har kopiatorer gjort det möjligt för projektledare att få sina lag att fungera effektivt. Dagens nyaste teknik kan förbättra produktiviteten, förbättra informationsöverföringen och effektivisera lagprestandan.

Repeterande åtgärder

Tekniken är dålig för att fatta beslut men bra att utföra samma åtgärd om och om igen, så leta efter platser i din operation där människor måste utföra repetitiva uppgifter. Sätt teknik för att jobba där och sätt ditt folk på jobbet med hjärnorna. Beroende på din arbetsordning ska du ersätta repetitiva bearbetningssteg med gjutning, annan metallformning eller användningen av datorns numeriska styrmaskiner. uppdatera en mottagnings- eller bokningsprocess så att kundtjänstpersonalen inte behöver skriva in information som redan finns i ditt system. eller möjliggöra att ditt försäljningssystem integreras smidigt med ditt bokföringssystem så att regelbundna rapporter automatiskt kan genereras.

Förbättrad informationsöverföring

Organisationseffektivitet minskar ofta eftersom information inte går överallt som den behöver vara. Dålig informationsöverföring känns mest direkt i projektlag - ad hoc eller permanenta team som är sammansatta för att uppnå en specifik uppgift. Teknik som kan hjälpa till på detta område i ditt företag innehåller en webbplats för att behålla aktuell information om företagsmål och status för olika projekt och initiativ. ett fjärranslutet programhanteringsverktyg för hantering av ett team distribuerat antingen geografiskt eller i form av arbetsscheman; eller användningen av sociala medier som Twitter för att hålla alla medlemmar i ditt team uppdaterade.

Förbättrad kommunikation

Nästan varje företag kan dra nytta av förbättrad kommunikation, vare sig bland kollegor eller mellan personal och kunder. Ibland kan detta vara i form av omedelbar kommunikation i realtid, men det kan också innehålla inspelad information för att fungera som träningsresurs. Videokonferens hårdvara eller programvara som låter dig ha "ansikte mot ansikte" samtal utan att behöva resa, antingen över hela staden eller över hela världen. skrivbordsdelningsprogramvara som låter dig dela skrivbordet med någon över Internet eller spela in dina handlingar för senare visning. eller videoutrustning för att spela in en process eller ett förfarande som då kommer att vara en resurs för att utbilda dina kunder eller utbilda nya anställda, kan alla förbättra kommunikationen i din verksamhet.

Teknik för att hjälpa design

Om ditt jobb innebär att designa nästan vad som helst - möbler, hus, datortillbehör, lasrar - hittar du designverktyg som effektiviserar designprocessen. Det finns verktyg för att hjälpa till med själva designen, verktyg som hjälper dig att visualisera din design och verktyg för att förutse prestanda för din design. Några exempel på dessa designverktyg är layoutprogramvara som kan hjälpa dig att placera möbler i ett hus, placera halvledarregioner i en mikrokrets eller utplåna ett filmskript; en 3-D-skrivare, även kallad en snabb prototypmaskin, som kan göra en modell av fysiska delar som du designar; och analysprogramvara som förutspår prestanda av din design, oavsett om det är en lampa eller en bro.

När man ska anta ny teknik

Det finns alltid en kostnadseffektiv fråga när det gäller att anta ny teknik. En automatiserad fönster tvättmaskin kan lindra dig från att behöva göra det själv, men om du spenderar 80.000 dollar för att spara dig fem minuter av arbete varje dag, är det inte värt bekostnad. Det finns en annan fråga att fråga också: Hur mogen är tekniken? Om tekniken är ny, även om det sparar tid och pengar, tar du chansen att tekniken kommer att förbli hållbar och stödjas under hela ditt behov. Det är inte att säga att du inte bör anta en ny teknik, bara utvärdera risken för att den kan vissna.