Så här formaterar du en faktura

Som företagare för småföretag är din försörjning centrerad på din förmåga att få dina kunder att betala dig i rätt tid. Om du hanterar stora företag, eller ens små med strikta processer i kundfordringar, kan leveransen av en korrekt formaterad faktura vara skillnaden i att få betalt i tid eller vänta på att företaget ska sortera ut och godkänna betalningen. Dessutom kan en korrekt formaterad faktura hjälpa till med att betala lagspana betalningar och lösa tvister. Det är enkelt att skapa en fakturamall i en ordbehandlings- eller kalkylarkansökan. ta tid att formatera den professionellt.

1.

Ange grundläggande faktureringsinformation längst upp på fakturan. Inkludera fakturadatum, eventuella betalningsvillkor för försäljningen och fraktuppgifter. Ange ett referensfält för ytterligare information, såsom kundens inköpsordernummer eller annan referens.

2.

Nummer fakturaen. Varje faktura måste vara unikt numrerad så att den kan spåras individuellt i dina böcker. Medan företag använder många system för att räkna sina fakturor använder många prefix för att ange året fakturan skapades och identifiera kunder. I ett faktureringssystem som använder det här numreringssystemet kan 12-004-1994 ange en faktura som skickades 2012, till kundnummer 004, vilket gör den till den 994: e faktura som skickades det året.

3.

Inkludera ditt företagsnamn, adress och telefonnummer längst upp på fakturan i ett "Avsänd till:" -område. Denna information justeras ofta med den högra marginalen på fakturor.

4.

Inkludera kundens namn på fakturan, i fältet "Bill to:". Detta bör vara så konkret som möjligt, inklusive företagsnamn, plats och telefonnummer och, i förekommande fall, namn på klientens representant som köpt varorna. Vissa företag kräver att varje representant certifierar fakturor innan de betalas, så att det inte går att hänvisa en anställd kan försena betalningen. Denna information är vanligtvis nära toppen, justerad med vänstra marginalen.

5.

Ge en detaljerad lista över alla inköp; Detta utgör den största delen av fakturan. För att spara utrymme kan du lista varje objekt, dess pris och det totala antalet varor som säljs i enskilda kolumner, och slutar med en rad totalt för objektet.

6.

Summa samtliga poster i raden för att sammanfatta försäljningen på fakturan. Ange eventuella extra avgifter, till exempel fraktkostnader eller finansieringsavgifter, i fakturaens kropp efter totalbeloppet för inköpta varor. Lista varje kostnad med en beskrivning.

7.

Ange en totalumma längst ner på fakturan. Detta bör avspegla vad du förväntar dig att kunden betalar dig för alla tjänster som levereras på fakturan. Inkludera förfallodatum och betalningsformer du accepterar, till exempel check eller pengaröverföring.