Hur man ger milstolpeutgifter till en anställd

Ingen lag mandat att arbetsgivare ger körsträckor utgifter till anställda, men många företag väljer att göra detta som en gest av god vilja, och eftersom körsträcka ersättning är en avdragsgilla företagskostnad. Företagsägare kan ge anställda milstolpe stipendier eller ersätta dem för gas kvitton. Vid utformning av alla typer av körsträcka ersättning plan, är det viktigt att hålla noggranna register över affärsrelaterade resor, såsom gas kvitton och underhållsregister, körsträckor loggar och tillhörande avgifter, till exempel kostnader för vägtullar och parkering.

1.

Skapa en övergripande policy för hur anställda ska kompenseras för körsträckor. Tänk på om en anställd driver ett privat fordon eller en bil. Faktor i inte bara kostnaden för gas, utan underhåll och allmänt slitage, särskilt om en anställd använder ett privat fordon för företagsanvändning.

2.

Skapa en policy för vad som utgör affärsrelaterad resa. I allmänhet betraktas pendling till och från arbete inte som en avdragsgilla utgift för arbetsgivare eller anställda. Att resa ut ur staden för affärsändamål, till exempel konferenser och möten, är avdragsgilla. Dessutom betraktas även jobbrelaterade funktioner på vägen till och från en affärsställe avdragsgilla kostnader.

3.

Använd skatteavdrag till din fördel. Om du ersätter en anställd för gas som han lägger in i ett företagsfordon, återbetala arbetstagaren kontant, med hjälp av en företagsekonomisk redovisningskod som inte ingår i arbetstagarens lönecheck. Du kan då göra anspråk på betalningen som skatteavdrag. Om du ersätter en anställd för körsträcka som är placerad på ett personligt fordon som används för affärsändamål, kan du och arbetstagaren betjänas bättre med hjälp av en standardavdrag för interninkomsttjänst, som för 2011 är 55, 5 cent per mil, som börjar den 1 juli och 51 cent per mil för affärsresor under första halvåret 2011. Detta tillvägagångssätt ersätter arbetstagaren för det uppskattade priset på gas och underhåll på en mil per mil.

tips

• Ge anställda företagens gaskort att betala för gas i både personliga och företagsfordon. Arbetstagaren behöver aldrig betala några utgifter i fickan och det fulla beloppet av avgifter som är placerade på korten är avdragsgilla som en företagsutgift för arbetsgivaren.
• Håll alltid noggranna körsträckor. Loggar bör ange affärsresenär, datum och partier som är involverade i transitering.

Varning

• Se till att anställda förstår att om företaget återbetalar dem för körsträcka, får företaget rätt att ansöka om skatteavdrag och anställd inte.