Hur hälsar du ett företag som är officiellt i en e-post

Protokoll och etikettfrekvens högt i affärer. Kanske har du varit chockad när en absolut främling gick och kallade dig med namn - tills du insåg att du fortfarande hade en namnetikett på din lapel. Medan du kanske inte har förolämpats, var det ett exempel på hur man kan göra en alltför avslappnad inställning. visst inte det slags intryck du skulle vilja göra i en första kommunikation med en företagsledare du knappt visste. Även om etikettstandarder har gynnat mer vardagligt beteende, förutser första intryck ett noggrant tillvägagångssätt. Du kan aldrig bli klandad för att ha bra manners.

1.

Ring assistenten till företagets tjänsteman som du kommer att skriva. Förklara att du kommer att skicka ett mail och vill se till att den riktiga e-postadressen, stavningen av tjänstemannens namn och hur han gillar att adresseras. Det här är en standardförfrågan, och assistenten kommer gärna att svara på dina frågor och kan till och med ge dig några tips om hur du närmar dig ämnet om vilket du skriver.

2.

Använd standard e-postformat och undvik stationära, smekmånad eller snygg grafik i e-post. Många företag spärrar HTML-kodning utifrån deras inkommande e-post för att bevara säkerheten. Detta lämnar ett textmeddelande utan grafik, speciella typsnitt och fetstil eller kursiv.

3.

Börja med ditt brev med "Kära herre" (eller fru) om du inte känner till tjänstemannens namn. Annars använder du "Kära mr efternamn." "Kära Ms. Efternamn" anses vara korrekt i en affärsinställning.

4.

Använd personens professionella beteckning, som "Jane Doe, CPA" eller "John Smith, Ph.D." För advokater, använd "Jane Doe, Esquire" eller "John Smith, advokat i lag." När du använder den professionella beteckningen, släppa bort Mr eller Ms från namnet. Använd den professionella beteckningen endast när du skriver företagskorrespondens; annars, använd herr eller fru

5.

Undvik blommiga prosa, slang eller flippiga anmärkningar. Håll din affärskommunikation affärsmässig. Stäng med en traditionell "Med vänliga hälsningar" eller "Med vänliga hälsningar" och skriv ditt fullständiga namn. Använd inte ditt smeknamn om det inte är hur du adresseras normalt i företagsinställningar.

Tips

• Riktlinjerna bakom alla framgångsrika affärskorrespondenser är respekt för den person till vilken brevet är adresserat. Detta betyder inte mycket överdådiga komplimanger och löjalighetslofter. Det betyder helt enkelt att ta en trevlig affärskontakt och hålla meddelandet kortfattat och kortfattat.

Varning

• Skicka inte personligt brev till ett företag. Om du träffar någon på en restaurang, är det rätt att nämna vad en underbar konversation du hade, men släppa del om den heta babe han var med eller hur berusad du båda fick på konjak. Lägg aldrig någonting i företagskorrespondens som du inte vill se reproduceras på en projektionsskärm i en domstol.