Så här använder du betaltidsdiagram

Löneskalor hjälper arbetsgivare - och anställda - att veta när anställda kommer att betala, vanligtvis varje vecka, varje vecka eller månadsvis. Vissa löneperioder kan vara i tre veckor. Skolområdena använder till exempel sådana diagram som hjälper dig att beräkna löneperioder och kostnader och låta anställda veta när de måste skicka tidskrifter. Småföretag kan använda ett lönekort för att tydligt låta anställda känna till början och slutdatumen för angivna löneperioder och hålla reda på vilka dagar anställda arbetar inom dessa perioder.

1.

Ange en angiven tidsperiod för löneperioden. Om du till exempel bestämmer att löneperioden kommer att ligga i fyra veckor, kan löneperioden löpa från 19 juni 2011 till 17 juli 2011. Det skulle innebära att löneperioden börjar den 19 juni och inkluderar alla arbetsdagar fram till och med den sista dagen av löneperioden - 17 juli, vilket skulle vara "cutoff" -dagen för löneperioden.

2.

Få varje anställd att fylla i ett tidskriftsnummer som anger de dagar hon jobbade under den angivna tidsperioden. Detta kan vara en enkel kalenderlista arbetsdagar under den angivna tidsperioden. Arbetstagaren skulle då fylla i varje dag som hon arbetade eller ange om hon var frånvarande. Har en handledare av arbetstagaren undertecknat tidskriften. Alternativt kan anställda "klocka in" med hjälp av ett tidskort och en klocka som du skulle ha installerat.

3.

Ange ett datum för det tidsblad som ska skickas in till en lön eller bokföringsavdelning. Helst, även i ett litet företag, bör denna dag vara en dag eller två efter periodens slut, om arbetstagaren är sjuk på sista dagen av tidsperioden. Med hjälp av exemplet från steg 1, om löneperioden slutar den 17 juli, är dagen alla löneavgiftsrapporter eller tidskrifter berättigade till lön eller bokföring kan vara 19 juli. För att ge din bokföring eller löneverkstjänsten tid att bearbeta rapporterna eller tidsblad, ställa in en tidsfrist under dagen för att aktivera rapporterna - som t.ex.

4.

Använd olika färgade symboler om anställda betalas med olika intervall, till exempel om vissa arbetstagare betalas varje vecka och andra betalas varje månad. Använd gula rutor, till exempel för timmars anställda som betalas två gånger och gröna trianglar för tjänstemän som betalas månadsvis. Alternativt kan du använda olika färgade symboler för att ange olika saker på löneperioddiagrammet, till exempel en svart cirkel för slutet av en löneperiod, en grön triangel för helgdagar och en röd ruta för att representera betalningsdagar.

Tips

• Efter det att varje löneperiod har löpt ut, när tidskrifts- eller löneavtalen har blivit inskriven, kontrollera bokföraren eller löneverkstädet varje rapport mot de specifika dagarna i löneperioden. Om det finns skillnader, fråga tillsynsmannen och / eller medarbetaren om att rensa dem.