Hur man skriver en bokslutsrapport för redovisningsansvariga

Det är lätt för bokföringschefer att lägga fram personalrapporter på bakbrännaren. Progressrapporter har ofta låg prioritet under upptagen säsong och kan vara en obekväm aktivitet för både chefen som anställd. Framstegsrapporterna förbättrar emellertid i allmänhet moralen och uppmuntrar de anställda med en avtagande arbetsetik. Progressrapporter kan skrivas varje vecka, månadsvis eller kvartalsvis och bör inte ta mer än en timme att slutföra.

Utveckla rapporten

Även om din bokföringspersonal kan ha varierande arbetsuppgifter, skapa en standardiserad rapport med statusrapport. Standardiserade mallar hjälper chefer att utvärdera anställda rättvist och kan skydda företaget från juridiskt ansvar. Det är inte möjligt att täcka alla aspekter av anställdas prestanda i en rapport, så fokusera på de viktigaste prestandafunktionerna. Arbetskompetens, arbetskvalitet, attityd och arbetsförhållanden är exempel på kritiska prestationsområden som är nästan universella för alla anställda. Framstegsrapporter för bokföringschefer bör också omfatta områden som teambyggande, konfliktlösning och motivationsförmåga.

Skapa resultatindikatorer

Skapa mätbara indikatorer för att utvärdera anställdas prestanda i varje område. Det kan ibland vara till hjälp att inkludera en berättelse, men det är lättare att mäta framsteg om indikatorerna definieras och standardiseras. Exempelvis kan en kundfordringshavare behandla inkommande kontroller och kreditkortsbetalningar från kunder. Mätbara indikatorer kan vara antalet transaktioner som behandlas och felprocenten i dotterbolaget. Vissa prestationsområden - arbetsförhållanden - är mer subjektiva och inte helt täckta av konkreta indikatorer. För dessa prestationsområden är det bäst att citera konkreta arbetsexemplar än att försöka beskriva medarbetarens inställning.

Ge feedback

Feedback om framstegsrapporter kan vara ett obekväma område men kanske den viktigaste. Undvik att överdriva feedback på vissa områden. Många chefer tenderar att skriva mycket positiv eller negativ feedback beroende på deras övergripande intryck av den anställde. I stället adressera varje prestationsområde med lika stor vikt för att ge arbetstagaren en balanserad bedömning av deras arbete. Tillåt en del av framstegsrapporten där medarbetaren kan skriva en självbedömning om hur de känner att de utförts under tidsperioden.

Ange nya mål

Att ställa in nya mål och standarder bör vara en interaktiv process med inmatning från både chefen och medarbetaren. Anställda tenderar att vara mer motiverade när de känner ägande över sin karriärriktning och framsteg. Förutom att ställa in standardiserade prestationsmetoder bör cheferna fråga medarbetarna vilken kompetens och kunskap de vill förbättra. Redovisning är ett varierat fält och redovisningspersonal kan vanligtvis röra sig i flera olika riktningar. Till exempel kan en personalrevisor vara angelägen att lära sig mer om budgeteringsprocessen eller vill delta i att lämna in den årliga avkastningen. När individuella mål har upprättats, dokumentera dem i lägesrapporten och skapa en tidslinje för att uppfylla dem.