Hur man skriver en affärsprojektlösningsplan

Affärsdokument och projektplaner kan användas för att identifiera och föreslå lösningar för en rad olika affärsproblem. Skillnaden är att medan ett affärsdokument presenterar ett antal möjliga lösningar på ett företagsproblem, föreslår en projektplan en enda lösning. Eftersom det oftast finns mer än ett sätt att lösa ett företagsproblem, kan ett företagsdokument vara en bra utgångspunkt. När företagare väljer den bästa lösningen kan projektplaner som definierar åtgärdssteg för att lösa problemet utvecklas.

Problemidentifikation och analys

Identifiera grundorsaken och bidragande faktorer till ett problem genom att utföra en orsak-och-effektanalys. Börja med en tydlig, skriftlig beskrivning av problemet. Ange det exakta problemet, inklusive detaljer som vem som är inblandad och när och var det inträffar eller inträffat. Tydlighet är väsentlig för att utveckla en övergripande förståelse av problemet. Identifiera och beskriv sedan hur materiella och immateriella faktorer som utrustning, affärsprocesser eller attityder kan bidra till problemet. Till exempel kan ett problem som hög anställdomsättning relateras till ett generellt misslyckande att anställa rätt typ av person för jobbet. Otillräcklig HR-utbildning, ineffektiv kompetensprovning och kommunikationsflaskhalsar mellan avdelningschefer och HR kan alla vara bidragande faktorer.

Brainstorm möjliga lösningar

De flesta affärsproblem har många lösningsmöjligheter. I denna fas av att utveckla en projektlösningsplan borde du identifiera och utforska dem alla. Börja med brainstorming för att skapa en lista över möjliga lösningsalternativ, var och en adresserar en identifierad bidragande faktor. Beskriv varje alternativ så mycket som möjligt. Exempelvis kan möjliga lösningar för att minska den höga arbetstagaromsättningen innefatta att inrätta en formell HR-avdelning eller ytterligare utbildning för att stärka affärsägaren eller andra anställda som för närvarande ansvarar för intervjuer och anställning av nya anställda. Genomförande av datoriserade färdighetsprovningsprocedurer eller utveckling av ett kommunikationsprotokoll för HR- och avdelningschefer är ytterligare alternativa lösningar.

Analysera och prioritera

Utför en kostnads-nyttoanalys för varje lösning och prioritera sedan varje lösning beroende på hur framgångsrikt det löser problemet på den mest kostnadseffektiva sätten. Kostnads-nyttoanalysen för varje lösning ska innehålla en fullständig kostnadsberäkning, ekonomisk och immateriell vinstprognos samt en uppskattning eller tidsram för när lösningen kan förväntas löna sig. Även om det är osannolikt är det möjligt att den mest kostnadseffektiva lösningen kan vara att inte vidta åtgärder vid den aktuella tiden. Detta beror på svårighetsgraden av problemet och dess potentiella långsiktiga effekt på affärseffektivitet och lönsamhet.

Skapa en projektplan

Det sista steget i att skriva en affärsprojektlösningsplan är att välja en lösning och skapa en projektplan. En grundlig lösningsplan innehåller projektmål, en lista över leveranser som krävs för att uppfylla projektmål och ett schema eller en tidslinje för att slutföra projektet. Stöddokumentation som personal- och resurskrav, en projektkommunikationsstrategi och en riskidentifierings- och förvaltningsplan ska också skapas och införlivas i projektplanen.