Hur man skriver företagsminuter för en aktieägare

Om du är som de flesta småföretagare, införlivar du för att ta emot skyddet av personliga tillgångar som företag tillhandahåller. Dessutom kan ditt företag utnyttja mer skatteavdrag än vad som är tillgängligt för dig som enmansinnehavare, och du kan sälja aktier för att finansiera expansion. Även om du är ensam aktieägare måste du följa företagets administrativa krav. Detta inkluderar dokumentation av styrelsen och aktieägarmötet.

Införlivande

Som ensam innehavare driver du ett företag som inte är juridiskt åtskilt från dig. Alla stater tillåter dig att införliva din enda innehavare till en enda aktieägare. För att göra det måste du eller en auktoriserad representant lämna in bolagsordning med statssekreteraren. Nästan alla stater kräver ditt namn och adress som enda aktieägare och namn och adress för minst en regissör. Ett antal stater kräver att ditt företag ska ha minst två styrelser, ofta president, sekreterare och regissör. Många av dessa stater tillåter dig som ensam aktieägare att uppta mer än en tjänstemanställning.

Laglig person

Lagar erkänner ditt företag som en juridisk person med konstitutionella rättigheter som liknar dem som du tycker om som en "naturlig" person. Ditt företag har begränsat ansvar, evigvarande existens och centraliserad förvaltning. De stadgar som styr ditt företag kräver strikt överensstämmelse med administrativa regler, inklusive årlig förnyelse med statssekreteraren och dokumentation av företagsbeslut. Lagar kräver att ditt företag genomför minst ett bolagsstämma och ett styrelsemöte årligen.

Ensam officer

Om du behåller alla obligatoriska tjänstemän är inget förhandsmeddelande nödvändigt. Förbered en agenda i förväg. Kritiska punkter som ska täckas på styrelsemöte inkluderar utdelningsdeklarationer, nya lån, eget kapital och betydande förändringar i ersättningen. Som ensam deltagare måste du dokumentera datum, tid och plats för mötet. Du måste också lista diskussionsobjekten, sammanfatta nyckelpunkterna och dokumentera de beslut som fattats. Du måste notera alla positioner i närvaro, även om du upptar dem alla.

exempel

Eftersom alla utdelningsdeklarationer kräver styrelsens godkännande måste du tydligt dokumentera dem i mötesprotokollet. Notera utdelningsbeloppet och bekräftelse att bolaget har tillräckligt med pengar för att betala utdelningen. Som ett annat exempel, när du vill ändra din ersättning väsentligt, bör du inkludera detta som en agendapost. I mötesanteckningarna dokumenterar du ditt godkännande för att ge företagets verkställande direktör - du - en ökning av bonusen med 50 000 kronor.

Bevis

Underteckna alltid dina mötesanteckningar och behåll dem på ett säkert ställe. Om Internal Revenue Service frågar din ersättning, aktieägarlån eller utdelning i en revision, kommer du att ha en rekord som stöder dina åtgärder. Om en företagskreditor eller part i en rättegång försöker övertyga en domare om att ditt företag är en skam för att komma till dina personliga tillgångar, kan dessa mötesminuter visa att ditt företag är legitimt.