Hur man skriver ett brev som presenterar ditt företag

Oavsett om du är ny i stan eller bara försöker nå en ny publik, kan ett introduktionsbrev hjälpa dig att personligen ansluta till potentiella kunder. Ditt brev borde visa hur du förstår läsarens behov och önskemål, och det borde berätta för mottagarna varför att bli din kund är ett smart drag.

Business Letter Basics

Följ standardprotokollprotokollet, behåll en vänlig men professionell ton och undvik jargong eller påträngande, öppet försäljningsorienterat språk. Välj högkvalitativt papper i vitt eller benvitt och begränsa användningen av färg och grafik. Använd företagets brevhuvud med företagets logotyp, men håll dig borta från ytterligare grafiska element för att hålla brevet lätt att läsa. Hälsa mottagare av Herr eller Fru och deras efternamn. För en extra personlig touch, avsluta ditt brev med en handskriven signatur.

Tänk på din publik

Även om du skriver till personer som du inte har affärsrelationer med, skräddarsy ditt brev så mycket som möjligt till din målgrupps intressen, behov och önskemål. Skapa en publikprofil som beskriver vilken typ av personer som sannolikt kommer att köpa din produkt eller tjänst. Tänk på detaljer som ålder, ras, kön, inkomst och utbildningsnivå. Om du äger en smyckenbutik, kan du till exempel rikta dig mot personer i din stads mest välmående eller exklusiva stadsdelar. Om du arbetar med daghem kan du kontakta ungdomar i medelklassen som bor i förortsområden.

Få läsarens uppmärksamhet

Utsikterna tar emot dussintals marknadsföringsmeddelanden varje dag. För att övertyga dem att läsa ditt brev måste du först ta deras uppmärksamhet och pique deras intresse. Öppna med en fråga, en rolig eller gripande anekdot eller ett överraskande faktum. Tala om problemet ditt produkt eller tjänst löser för att visa läsare du förstår deras behov. Till exempel, om du äger en hälsokostaffär, börja ditt brev genom att nämna några statistiska uppgifter som illustrerar fördelarna med en ekologisk kost. Om du kan berätta läsarna kan de naturligtvis sänka sitt blodtryck eller lätta andra hälsoproblem, de kommer att bli fascinerad och vill lära sig mer.

Berätta läsare vad du kan göra för dem

När potentiella kunder möter ett marknadsföringsbrev läser de det för att se hur det kan gynna dem. När du beskriver vilka produkter eller tjänster din verksamhet erbjuder, gör så på ett sätt som illustrerar fördelarna med att bli en av dina kunder. Om du är en virtuell assistent, till exempel, säg inte bara att du hjälper professionella att förbereda dokument eller göra researrangemang. I stället berätta läsarna att dina tjänster kommer att spara tid, så att de kan koncentrera sig på att bygga sin verksamhet istället för att hantera administrativa detaljer.

Utöka en inbjudan

Stäng ditt brev genom att fråga läsarna att lära dig mer om ditt företag, antingen genom att komma in eller genom att besöka din webbplats eller begära mer information. Bjud in dem till ett öppet hus eller annat speciellt evenemang eller erbjuda dem en riskfri försök. Erbjuda dem en rabatt eller annan speciell affär för att föra in sina brev eller besöka din plats före ett visst datum. Vad du än vill att de ska göra, gör det enkelt för dem genom att ge specifikationer som din adress, driftstimmar och telefonnummer.