Redaktionella policyer för organisatoriska nyhetsbrev

Att hålla människor informerade fördelar din organisations bottenlinje. I sin bok, "Workplace Communication for the 21st Century", konstaterar Dr. Jason S. Wrench att den interna kommunikationen ökar moralen och förstår organisationens mål. Ett nyhetsbrev kan skapa en känsla av tillhörighet bland anställda eller medlemmar på olika platser och bygga lojalitet. En redaktionell policy guidar nyhetsbrevets kommunikationsstrategi, dess produktion och distribution och klargör ansvarsskyldigheten.

Varför en nyhetsbrev?

Anledningen till ditt nyhetsbrev driver besluten om innehållet och identifierar ditt riktade läsarskap. Utan ett mål saknar ett nyhetsbrev fokus och förlorar dess effektivitet. Ett ändamålsenligt nyhetsbrev kan till exempel dra alla tillsammans under ett förvärv eller övergången till en ny anläggning. Ett nyhetsbrev kan visa upp arbetstagarnas prestationer och organisatoriska prestationer för att ge din organisation en personlighet i arbetskraftens ögon, eller det kan berätta för kunderna om nya produkter och tjänster eller användas för att rekrytera samhällsstöd.

Innehåll och inlämningar

En effektiv redaktionell policy för din organisations nyhetsbrev anger vilka typer av artiklar och vanliga funktioner som ska publiceras. Till exempel kan redaktionell policy för en förenings nyhetsbrev kräva att styrelsens mötesminuter och rapporter från aktiva arbetsstyrkor uppträder i varje utgåva. Bestäm om huruvida arbetstagares förslag ska begäras genom regelbundna undersökningar. Organisationens inställning till att ha personal skapar allt innehåll, anställer frilansförfattare eller reklambyråpersonal för att skriva artiklar, eller acceptera yttre inlägg hör till din redaktionella policy. Separata författares riktlinjer anger uppgifter som ordräkning, tonen och faktaverifiering.

Innehåll Godkännande

Med hjälp av redaktionell policy att ange ansvar för beslut om vad som ska inkluderas i varje utgåva av ditt nyhetsbrev kan du undvika förvirring. Stora organisationer skapar ofta en redaktion med representanter från olika anläggningar eller funktionsområden för att hjälpa redaktören. Förutom att identifiera den person som har det slutliga uttalandet om artikelval, bör politiken beskriva förväntningar på faktokontroll och granskningstider.

Format, frekvens och distribution

Hur ofta och i vilket format nyhetsbrevet når det, bör målgruppen inkluderas i din redaktionella politik. Veckovis, månadsvis eller kvartalsvis guidar policyen nyhetsbrevsledarens produktionskalender. Distributionshänsyn omfattar postadresser till enskilda på jobbet eller hemma, placera problem i anställningsloungen, bygglobplatsen eller lunchrummet och gör pappersversioner och elektroniska versioner tillgängliga via e-post eller organisationens hemsida.

Fotografi och tillstånd

Visualer gör nyhetsbrev mer intressanta och läsbara. Din redaktionspolicy kanske inte dikterar att fotografering används, men det bör kräva att rätten att använda konstverk och bilder erhålls om de används. På samma sätt bör politiken ålägga att förvärva godkännande för att reproducera upphovsrättsskyddat material och tillstånd från personer som intervjuas eller fotograferas för att använda sina ord och foton. Din policy ska skydda anställdas integritet, så notera att hemadresser och telefonnummer inte är publicerade.