Hur man skriver ett brev till en försäljningskraft

Som ägare till ett företag vet du säkert att det enklaste och snabbaste sättet att kommunicera med din säljkår är att skriva ett brev, som i slutändan kan vara formen av ett e-postmeddelande. Oavsett om du skriver för att kommunicera ett förfarandeförändring eller för att göra ett personligt meddelande, skapa ett brev som är kortfattat. När allt kommer omkring är din försäljningskraft mycket upptagen för dig. Och missa aldrig ett tillfälle att "engagera trupperna" med ett positivt rallykryp.

1.

Ange rätt ton för ditt brev genom att koppla en positiv attityd med ditt syfte. Om du till exempel skriver om att informera din försäljningskraft om ett nytt callcenter för eftermiddag för dina kunder, kanske du säger: "Jag är glad att informera dig om att det är ett effektivt start måndag, kommer ett callcenter att vara tillgängligt för att svara på klientfrågor mellan 6 och 8 på vardagar. "

2.

Ge lite bakgrundsinformation och en kort redogörelse. Cast din information i ett positivt ljus, men förvräng det inte. Kom ihåg att din trovärdighet är på linjen, så ärlighet och noggrannhet är avgörande. I det här fallet kan du säga att callcenteret är inrättat för att bättre tillgodose behoven hos värderade kunder när säljare eller andra företrädare för företagen vanligtvis inte är tillgängliga.

3.

Stav ut vad dina nyheter betyder för din säljkår på en daglig basis. Kom ihåg att anställda vill veta hur deras dagliga liv kommer att påverkas. Förutse deras frågor, invändningar eller rädslor och avböja dem på huvudet. I det här exemplet nämns att callcenteret ska befria din försäljningskraft från den ibland oförutsedda förväntan att de ska vara tillgängliga för klienter dygnet runt.

4.

Förklara alla relevanta detaljer och kommunicera dina förväntningar. I det här fallet bör du tillhandahålla telefoncentralens telefonnummer samt hur du förväntar dig att din försäljningskraft ska interagera med callcenter.

5.

Ge din entusiasm och självförtroende. I det här fallet kan du säga att du ser callcenter som en annan demonstration av ditt företags uppdrag att "ge överlägsen kundservice 24 timmar om dygnet."

6.

Erbjuda att svara på frågor, men stäng ditt brev positivt. Bjud in säljkåren att turnera callcenteret och träffa medarbetarnas centrum under ett informellt öppet hus. Förmedla en känsla av samarbete och samarbete som är så viktigt för arbetet med dedikerade säljare.

7.

Sätt ditt brev åt sidan i några timmar - eller en jämn dag - och granska det med ett nytt perspektiv innan du skickar. Analysera dina ordval, känslor och adjektiv, med vetskap om att din försäljningskraft sannolikt kommer att granska ditt brev och läsa mellan linjerna.

Tips

• Som med alla former av företagskommunikation sprider du ditt brev samtidigt till alla på din säljkår, för att du inte blir anklagad för favoritism. Överväg att informera dina försäljningschefer eller handledare innan du skickar ditt brev och fråga om att de håller informationen tyst till ditt formella meddelande.