Typer av teknikpolicyer

Den enkla tillgången till information och de snabba sätten att distribuera information som erbjuds av Internet och annan affärsteknik kräver att du reglerar teknikens användning i ditt företag. Tekniken kan mudda dina anställda med personligt bruk och hålla dem från att vara produktiva. Missbruk av din teknik kan skada ditt företags rykte och leda till dåliga relationer med kunder, så implementera planer för att styra teknikanvändning på jobbet.

konsekvenser

När du utformar din teknikpolicy inkludera eventuella konsekvenser om politiken inte följs. För större brott kan du välja att säga upp någon anställdas anställning. För mindre brott kan du bestämma att böda dem eller eliminera förmåner, till exempel en veckas semester. Men se till att varje avsnitt tydligt klargör konsekvenserna och vem bestämmer om policyn har brutits. Förklara en överklagande process om du har en.

E-post

E-post är ett av de viktigaste sätten människor kommunicerar i en arbetsmiljö. Även personer som sitter i angränsande båtar skickar ofta mail till varandra. Det är ett sätt att spåra kommunikation, bjuda in människor till möten, lägga till uppgifter i sina listor och skicka en snabb notering utan att stoppa ditt arbete för en konversation. Men det är också ett enkelt sätt att få ditt företag i trubbel. Implementera e-postpolicyer som begränsar användarföretagets e-post för personlig användning när som helst. Om en anställd av misstag skickar ett privat e-postmeddelande som är avsedd för sin fru till din betalande kund istället, kan din kränkta klient besluta att ta sitt företag på annat håll. Policyn ska säga att profanitet är förbjudet, liksom sexuella hänvisningar. Ange tydligt den dekor som du förväntar dig av e-post från ditt företag. vissa företag stavar ut exakt vad e-signaturer kan innehålla och vilka färger som kan användas för typen i e-post.

Godtagbar användning

En policy med godtagbar användning beskriver hur Internet kan användas på jobbet. Även om en anställd är i paus kan han fortfarande inte se olämpliga bilder på sin dator. Alla aktiviteter som kan anses vara olagliga, som onlinespel, bör vara förbjudna som en del av din teknikpolicy. Låt också anställda veta att deras lösenord är hemliga och hur ofta lösenordet ska ändras. Detta hjälper till att hindra hackare eller andra obehöriga användare från att få tillgång till dina servrar.

Arbetsutrustning

Många företag tillåter anställda att ta arbete med bärbara datorer eller mobiltelefoner hemma - vissa arbetar hemma oftast eller reser ofta. Även om det är acceptabelt för de anställda att använda utrustningen för personligt bruk under dessa omständigheter, ställa tydliga riktlinjer för dem. Till exempel kan anställda använda arbetsbäraren för att få tillgång till sina personliga e-postkonton, men de borde fortfarande inte skicka personliga e-postmeddelanden från sina arbetskonton, och de bör inte utföra olagliga aktiviteter på arbetsutrustningen. Dessutom bör din arbetsutrustningspolicy inte tillåta anställda att tjäna pengar med hjälp av din utrustning om den inte är relaterad till ditt företag. Om de har en affärsbröllop på sidorna, borde de använda sina egna mobiltelefoner och bärbara datorer för den där verksamheten.

Säkerhetspolicy

Med det starka hotet om virusattacker, stava ut till anställda när det är lämpligt att öppna bilagor på arbetsdatorer - även bilagor som finns i personliga e-postmeddelanden och på smartphones. Dessa kan infektera inte bara medarbetarens dator, utan varje dator eller utrustning som är inloggad på servern när viruset infekterar servern. Detta kan stänga produktiviteten och kosta tusentals dollar i reparationer och förlorade intäkter. Policyn bör också innehålla det korrekta förfarandet för att logga in på servern på distans Användning av ett oskyddat trådlöst nätverk är inte acceptabelt, till exempel.