Användningen av informationssystem och redovisning

De flesta bokföringsuppgifterna bearbetas idag i en dator, så informationssystemen har stor inverkan på hur bokföringen görs och vilka rapporter som genereras. Inte bara är redovisningsåtgärder utförda med hög hastighet, de är också lätta att göra för de flesta företag. Beräkningarna görs automatiskt med färre fel än manuell redovisning, vilket förbättrar effektiviteten avsevärt.

kalkylblad

Det första kalkylbladsprogrammet heter VisiCalc, och designades av Robert Frankston och Dan Bricklin 1979 för att förenkla finansiell analys. Det utförde beräkningar över 254 rader och 63 kolumner. 1983 tillåter ett mer sofistikerat kalkylprogram, Lotus 1-2-3, fler rader och kolumner plus datahantering och diagram. Detta var en träff med revisorer, som ofta behöver analysera data och utföra komplexa beräkningar och modellering. Till exempel kan en cell - korsningen av en kolumn och rad - ändras och beräkningarna uppdateras automatiskt med den nya informationen. Numera är Excel och andra kalkylblad bröd och smör från många revisorer, vilket gör livet enklare och effektivare.

Huvudbok

För en år sedan behölls en huvudbok, en lista över konton och transaktioner i papperskorgar och sedan manuellt underhållen, en tidskrävande uppgift för revisorer. Om balansräkningen inte balanserade tog det ibland revisionsdagar att hitta misstaget. Dessa dagar är över med datoriserad redovisning, där matte hanteras automatiskt och finansiella rapporter sammanställs med ett tryck på en knapp.

moduler

Medan huvudboken innehåller allmänna konton och transaktioner hålls uppgifter om transaktioner ofta i separata moduler. Information från dessa moduler överförs sedan till huvudboken. Till exempel hanterar modulen för betalningsskyldighet alla problem angående leverantörsskulder, inklusive leverantörsnamn, fakturadatum, kontroller utskrift och annan information som är viktig för betalningsprocessen. När fakturor skrivs in och betalas redovisas kostnader, skulder och kontanter och överförs till huvudboken. Det finns moduler för kundfordringar, lager och andra processer som behöver arbetsutrymme utanför huvudboken, men ansluten till den.

Specialiserad bokföringsprogramvara

En trend i programmeringspraxis är att rikta sig mot vissa branscher och göra hela program anpassade för dessa branscher. Resultatet är hela system med verktyg som är specifika för vissa sektorer, till exempel detaljhandel, ideell eller tillverkning. Det gör datastyrd redovisning snabb att sätta upp och använda. Istället för att vänta på att en programmerare utvecklar din programvara kan du köpa en av hyllan som är cirka 90 procent bra för dina ändamål och kräver endast minimal anpassning.

risker

Informationssystem hjälper till med snabbhet och noggrannhet, men det finns fortfarande utrymme för mänskliga fel. Om felaktiga uppgifter har angetts kan systemet inte fånga det. Systemet vet till exempel inte att en $ 200-betalning var faktiskt $ 20 och inmatades och betalades av misstag. Fel och bedrägerier händer fortfarande i redovisning och det krävs interna kontroller för att förhindra eller upptäcka dessa risker. Ett datoriserat system bör ha säker åtkomst för att undvika obehörig användning. Förvaltningen måste granska avstämningar för att säkerställa att de är rimliga och korrekta. och betalningar bör göras endast på godkända räkningar för att undvika bedrägerier och fel.