Vad händer om en anställd glömmer att klocka ut?

När dina anställda stansar en klocka eller använder timekeeping programvara, vet du exakt hur många timmar de arbetar. Om de glömmer att klocka ut, måste du betala dem för de timmar de lägger in. Det är ditt ansvar att räkna ut hur mycket de arbetade och hur mycket du är skyldig dem.

Kontakta din anställd

När du upptäcker en anställd inte klockade ut, kontakta personen och fråga vilken tid de slutade för dagen. Om du har säkerhetskameror som täcker arbetsområdet eller en skiftövervakare som håller flikar på personer kan du kanske bekräfta medarbetarens uttalande. Annars måste du ta sitt ord för det.

Oavsett tidssystem du använder, borde det finnas ett sätt att fixa tidsklockfel. Med online tidspårningssystem kan du eller din medarbetare logga in och justera tidskriften för att visa rätt tid. När du har gjort justeringen kan du börja beräkna lönecheck för veckan.

Upprepa överträdelser

Att behöva fixa klockfel är ett frustrerande slöseri med din tid när det händer en gång. Det är ännu mer obekvämt när en anställd glömmer att klocka ut regelbundet. Vidta åtgärder för att avskräcka anställda från att upprepa detta misstag.

Inkludera en skriftlig policy för att täcka denna fråga i arbetstagarhandboken. Texten bör påminna anställda som du förväntar dig att klocka in och klocka ut regelbundet. Påminn dem om att detta förbättrar effektiviteten och sparar dem, inte bara dig, tid och stör.

Handboken ska säga hur du ska svara när fel upprepas. En standardpolicy skulle vara att erbjuda en verbal varning, en skriftlig varning och sedan en eskalering, eventuellt upp till uppsägning. För att undvika den extrema lösningen, arbeta på sätt att lösa problemet. Till exempel föreslå glömliga anställda larm på sina telefoner för att påminna dem om att klocka ut.

En sak som du inte hotar att göra är att docka lönen för anställda som glömmer att klocka ut. Om en anställd sätter på åtta timmar säger federal lag att du måste betala dem i åtta timmar. Att straffa anställda för fel genom att hålla avlösen sätter dig i allvarliga problem.

Time Card Fraud

Det är möjligt att din medarbetares fel är bedrägeri. De lämnar tidigt och sedan hävdar att de har checkat ut vid vanlig tidpunkt. Hur vet du?

Om du misstänker att en anställd är otrogen, ring personen till ditt kontor. Även om du inte kan bevisa det, är en anställd som vet att du tittar mindre sannolikt att försöka scamming you. Om du inte pratar med dig av sin oskuld, påminna dem om sanktionerna för att bedräga företaget.

Om du får en bekännelse eller har ett solidt bevis på skuld kan du justera tidskortet för att spegla de reella timmarna. Du har inte råd att bryta mot statens lagar, så kontrollera med din advokat om du är osäker på rätt juridiska förfaranden.